Как правильно заверить документы для налоговой

Содержание:

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

Статьи по теме

Можно не заверять каждый лист прошивки документов для налоговой. Достаточно поставить подпись на обратной стороне прошивки. Рекомендации о том, как сшивать и заверять документы для налоговой, — в этой статье.

Инспекторы вправе запросить на проверках документы. Представить их надо в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но в кодексе четко не сказано, как правильно заверить прошивку документов для налоговой.

Раньше чиновники требовали ставить визу на каждом листе, а одной подписью разрешали заверять только многостраничные документы (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

В письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 Минфин впервые разрешил заверять одной подписью всю прошивку документов для налоговой. Однако надо учитывать следующее.

Как сшивать документы для налоговой

Объем бумаг в одной прошивке документов для налоговой не должен превышать 150 листов.

Прошить листы надо так, чтобы были видны все даты, визы и т. п., инспектор мог свободно прочитать текст и снять копии, а пачка не разрушилась.

Каждый лист прошивки документов для налоговой необходимо пронумеровать начиная с единицы (1, 2, 3 и т. д.).

Пакет нужно сшить прочной нитью в два-четыре прокола, концы нити вывести на оборотную сторону пачки и связать.

Как заверять документы для налоговой

На оборотной стороне наклеить бумажный прямоугольник размером примерно 4 на 5 см, который закрывает место сшива. За пределы наклейки могут выходить только концы нитей.

На наклейке надо сделать надпись «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью», записать число листов (цифрами и буквами), а затем поставить должность сотрудника, который заверил копию, подпись с расшифровкой и дату заверения.

Если компания использует печать, ее ставят так, чтобы штамп захватывал край наклейки, подпись и дату. Удобнее использовать наклейку с готовым текстом, тогда работник поставит от руки только подпись, дату заверения и число листов.

Как заверять документы для налоговой. Образец

Пакет документов необходимо направить в инспекцию вместе с сопроводительным письмом. В письме надо записать, в ответ на какое требование компания направляет документы, количество подшивок и число листов в каждой подшивке.

Если компания отступит от этих правил, то есть риск, что инспекторы откажутся принимать документы. Поэтому безопаснее придерживаться правил, которые прописал Минфин.

Компания, которая продолжает использовать печать, может заверить копии любым штампом. Например, для документов.

Некоторые компании заверяют копии факсимильной подписью, так как это ускоряет процесс. Но по ГОСТу допускается только личная подпись (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому инспекторы могут посчитать, что документы не представлены и оштрафовать на каждый на 200 рублей (ст. 126 НК РФ).

Как составить сопроводительное письмо к прошивке документов для налоговой

Чиновники не требуют составлять опись документов, которые входят в подшивку. Но безопаснее это сделать и направить ее вместе с бумагами. Это исключит споры по поводу того, все ли документы компания представила.

Подшить документы можно так, чтобы в одной подшивке были бумаги одного вида. Например, только накладные или только счета-фактуры. Так и компании будет проще проверить, какие бумаги она представила, и инспекции будет удобнее найти документы в подшивке.

В сопроводительном письме компании часто забывают написать, в ответ на какой запрос высылают документы. Без этих реквизитов налоговикам сложно отследить, исполнила компания требование или нет. А значит, есть риск, что налоговики выпишут штрафы за непредставленные документы (ст. 126 НК РФ).

Образец сопроводительного письма к прошивке документов для налоговой

Скачать Образец сопроводительного письма можно по ссылке в конце статьи.

Как правильно заверить документы для налоговой

Как заверить копию: новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 начинает действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Установлены новые требования к копиям документов. Как заверить копию по новым правилам? Рассмотрим требования ГОСТ.

Подтверждением соответствия копии или выписки из документа его подлиннику является отметка о заверении и печать организации. (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Отметка о заверении копии

Проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

  • слово «Верно»
  • наименование должности лица, заверившего копию
  • его собственноручную подпись
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
  • дату заверения копии (выписки из документа)
  • надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)

Печать

Как известно, с 7 апреля 2015 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

Как заверить копию с 1 июля 2018 по новому ГОСТ

Копия трудовой книжки

Указанный порядок заверения копий следует применять и для всех копий кадровых документов.

Копия трудовой книжки будет выглядеть следующим образом:

Запрета на то, чтобы печать заходила на наименование должности новый ГОСТ не содержит.
Поэтому оттиск печати может заходить на наименование должности.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп:

Печать организации работодателя проставляется, не перекрывая собственноручную подпись лица, заверившего копию трудовой книжки.

Копии для налоговой

Важно учитывать, что требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми, о чем указано в 4 абз. раздела 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила заверения копий для налоговой отдельно описаны в письмах Минфина и ФНС:

  • Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
  • Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»

Требования указанных писем частично противоречат положениям нового ГОСТ.

По действующим указаниям Минфина «Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

В то время как заверить копию по новому ГОСТу следует так, чтобы оттиск печати не заходил на подпись лица, заверившего копию.

При этом, письмо ФНС содержит отсылки к ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого с 1 июля 2018 будет применяться новый ГОСТ.

Поэтому до тех пор, пока не утверждены новые правила* заверения копий документов и их сшивов для налоговой, целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований нового ГОСТ.

С 1 июля 2018 при заверении копий документов для налоговой следует также указать и место хранения подлинников.

*Для справки:
В настоящее время обсуждается проект новых правил заверения копии документов для налоговой.
В данном проекте отсутствует требование о проставлении печати на сшиве копий документов. Достаточным для заверения будет собственноручная подпись лица, удостоверившего подлинность документов и отметки о заверении. При этом требований о том, что в отметке о заверении должно содержаться указание места хранения оригиналов в проекте нет.

АКТУАЛЬНО

ОНЛАЙН КАССЫ:
Кто обязан применять онлайн кассу с 1 июля 2018?
Отсрочка онлайн касс до 1 июля 2019
Кто вправе не применять никакую ККТ?
Чек онлайн кассы и его обязательные реквизиты
Ответственность за неприменение онлайн кассы

Камеральная налоговая проверка, документы, сроки, заверять документы по новому

Камеральная проверка — что такое ?

Камеральная проверка – вид налоговой проверки, проводимой по местонахождению налоговой инспекции на основе налоговых деклараций (расчетов) и документов, представленных организацией, а также других документов о ее деятельности, имеющихся у налоговой инспекции (п. 1 ст. 88 НК РФ).

Камеральная налоговая проверка начинается после того, как организация подаст в инспекцию декларацию (расчет). Ее проводят сотрудники налоговой инспекции, уполномоченные на это своими должностными обязанностями. Специального разрешения от руководителя налоговой инспекции на проведение камеральной проверки им не требуется. Об этом говорится в пункте 2 статьи 88 Налогового кодекса РФ.

Налоговая инспекция проводит камеральную проверку на основе:

  • налоговых деклараций (расчетов) и дополнительных документов, представленных организацией вместе с отчетностью;
  • других документов о деятельности проверяемой организации, которые имеются у налоговой инспекции.

Как не пропустить требование (уведомление) по ТКС

На требования или уведомления из налоговой инспекции нужно среагировать вовремя. Иначе инспекторы заблокируют расчетный счет организации.

В какой срок нужно отреагировать на требование ? Посмотрите дату в требовании. В течение шести рабочих дней после этой даты вы должны отправить в налоговую инспекцию квитанцию о получении этого требования. Либо в тот же срок отказаться от получения, если требование пришло не по адресу.

Допустим, требование вы получили 25 июня. Значит, не позднее 3 июля нужно ответить на него. Если в установленный срок квитанцию не отправить, инспекция вправе заблокировать счет организации.

Важно! Требование по камеральной проверке инспектор вправе направить только в течение трех месяцев со дня, когда вы представили декларацию. Если требование отправили позже, на него можно не отвечать. Из этого правила есть исключение: требование в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля инспектор может направить и за пределами трехмесячного срока.

Требования инспекции при проверке

В ходе камеральной проверки налоговая инспекция может потребовать:

1) у проверяемой организации:

  • представить документы;
  • представить письменные пояснения о выявленных ошибках (противоречиях) или устранить их;
  • представить устные пояснения;

2 ) у контрагентов проверяемой организации и иных лиц (например, банков) — представить документы (сведения) о проверяемой организации.

Срок исполнения требований о предоставлении документов в налоговую

Исполнить требование о представлении документов организация обязана в течение 10 рабочих дней с момента его получения (абз. 1 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Отсчет срока начинается на следующий день за днем фактического получения требования (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).

Инспекция может направить требование в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае определение 10-дневного срока, отведенного на подготовку и подачу документов, имеет некоторые особенности.

Организации, которые обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10-дневный срок со следующего дня после получения электронного требования из инспекции. При этом не позднее чем на шестой рабочий день после отправки требования инспекцией организация должна подтвердить получение требования электронной квитанцией о приеме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Пропуск шестидневного срока, установленного для отправки квитанции, может повлечь за собой серьезные последствия. В течение 10 рабочих дней после того, как шестидневный срок истечет, если квитанция не будет отправлена, инспекция вправе заблокировать банковский счет организации (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от организации электронной квитанции о приеме требования, инспекция направит требование на бумажном носителе. Это следует из положений пунктов 15, 16 и 19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. В этом случае 10-дневный срок, отведенный на представление документов, нужно отсчитывать со следующего дня после поступления бумажного требования. При этом если инспекция отправила бумажное требование по почте, датой его поступления в организацию считается шестой день с момента отправки заказного письма (п. 4 ст. 31 НК РФ).

Как заверять копии документов для налоговой инспекции

В каком случае на «бумажных» документах, сдаваемых в ИФНС, не ставится печать

Если у организации отсутствует печать, налоговые инспекторы не могут требовать проставлять ее оттиск в декларациях, а также на копиях документов, запрошенных в ходе контрольных мероприятий. Такой вывод следует из письма Минфина России от 30.08.18 № 03-01-10/61983.

Специалисты ведомства отметили, что поддерживают свою позицию, изложенную в письме от 06.08.15 № 03-01-10/45390. А в этом письме было разъяснено следующее. С апреля 2015 года организации (ООО и АО) вправе, но не обязаны использовать круглые печати, в которых указаны наименование и местонахождение компании (за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом).

Как правило, в ходе налоговых проверок инспекторы требуют от налогоплательщиков направить в ИФНС различные документы (договоры, расчеты и пр.). Такие бумаги представляются в налоговую инспекцию в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Заверяются документы в самой организации или у предпринимателя. Поэтому идти к нотариусу, чтобы заверять каждый документ, в таком случае не нужно.

На практике для этого применяются общие правила заверения бумаг (подп. 3.26 п. 3 постановления Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). А именно: ниже реквизита «Подпись» на документе ставится надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения.

Если документ многостраничный (состоит из нескольких листов), а это обычная ситуация, то можно заверить каждый его лист отмеченным выше способом. Но это неудобно и занимает много времени. А в целях экономии времени фирмы и ИП могут прошить документ и заверить подшивку целиком. Прошивать листы надо так, чтобы текст читался, были видны все даты, визы и резолюции. И чтобы инспекторы могли свободно ознакомиться с подшивкой и снять копии с документов и пачка не разрушилась. Каждый лист при этом надо пронумеровать .

Заверять подшивку с копиями документов для налоговой надо на оборотной стороне последней страницы документа либо на отдельной бумаге (в таком случае отдельный лист не нумеруется). Для этого там следует поставить надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов». При этом количество листов нужно указывать словами. А также отметить такие реквизиты: «Подпись», «Верно», прописать должность лица, заверившего копию, поставить его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Такие рекомендации дал Минфин в письме от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142. А ФНС посчитала нужным довести это письмо до сведения всех инспекций и налогоплательщиков страны (от 29.08.2014 № АС‑4-2/17341). Поэтому теперь у вас не должно возникать сомнений, как заверять копии документов для налоговиков. Можете ориентироваться на отмеченные выше разъяснения — вопросов к вам не будет.

Кроме того, чтобы исключить повторное истребование бумаг, чиновники советуют всегда представлять документы с сопроводительными письмами и описью.

Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе

В случае, когда налоговая инспекция требует представить отксерокопированную документацию (например, в ходе встречной проверки), оформить передаваемый пакет документов лучше по рекомендованным Минфином правилам.

1. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

3. Прошивка документов должна производиться таким образом, чтобы:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
  • исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

4. Все листы документов должны быть прошиты прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой располагается заверительная надпись.

5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов. Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.

Порядок представления документов в инспекцию

Федеральная налоговая служба выпустила письмо от 04.12.15 № ЕД-16-2/304, в котором разъяснила некоторые вопросы, связанные с представлением документов в рамках налоговых проверок и иных мероприятий налогового контроля. В частности, чиновники сообщили, что инспекторы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика документы, которые ранее тот уже представлял по конкретным сделкам вне рамок налоговой проверки. Также авторы письма ответили, должна ли инспекция мотивировать свое решение об отказе продлить срок представления документов, и можно ли передать в инспекцию сканы документов на дисках или флешках.

Согласно пункту 5 статьи 93 НК РФ, в ходе проведения налоговой проверки, иных мероприятий налогового контроля инспекторы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные при проведении камеральных или выездных налоговых проверок. По мнению специалистов ФНС, положение данной нормы не распространяется на случаи представления налогоплательщиком документов вне рамок проведения налоговой проверки. А значит, инспекторы вправе повторно истребовать у проверяемого лица документы, которые ранее были представлены в инспекцию по запросу о конкретной сделке вне рамок проверки в соответствии со статьей 93.1 НК РФ, которая позволяет налоговым органам истребовать документы относительно конкретной сделки у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке.

Налоговики не вправе дважды просить одни и те же документы

Если копии документов ранее уже представлялись налогоплательщиком в инспекцию, то запрашивать те же документы вторично сотрудники ИФНС не должны.

Например, при проведении встречной проверки налоговики не вправе истребовать у компании или ИП документацию, которая ранее была представлена в ИФНС во время камеральной или выездной проверки или в рамках налогового мониторинга. Впрочем, из этого правила есть два исключения. Так, повторное истребование документации совершенно правомерно, в случае если:

  1. документы представлялись в ИФНС в виде подлинников и уже возвращены проверяемому;
  2. документы, ранее представленные в инспекцию, были утрачены вследствие непреодолимой силы (например, сгорели при пожаре).

О мотивированном отказе продлить срок представления документов

Если налогоплательщик не может представить истребованные документы в установленный срок, ему необходимо письменно уведомить об этом инспекцию. В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) ИФНС вправе продлить срок представления документов или отказать в этом, о чем выносится отдельное решение (п. 3 ст. 93 НК РФ). При принятии решения об отказе в продлении срока представления документов учитываются причины, по которым документы не могут быть представлены в установленные сроки; объем истребуемых документов, а также другие имеющие значение обстоятельства. При этом аргументировать свое решение об отказе руководитель инспекции не обязан, поскольку это не предусмотрено налоговым законодательством, отметили в Федеральной налоговой службе.

Электронный документооборот с ФНС по интернет ТКС и на флешке

О представлении электронных документов на флешке

Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/[email protected] утвержден формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС. Из него следует, что передать в инспекцию по ТКС можно:

  • документы, которые составлены в электронном виде по установленному формату (в виде xml-файла) и переданы контрагентам через систему электронного документооборота (например, «Диадок»). Среди таких документов — счет-фактура, акт приемки-сдачи работ (услуг), ТОРГ-12.
  • документы, которые изначально были составлены на бумаге либо в электронном виде, но в произвольном формате (в виде скан-образов). К ним относятся ГТД, ТОРГ-12, ТТН, акт приемки-сдачи работ (услуг), договор, спецификация и т д.

Это означает, что через интернет можно направить в инспекцию и те документы, которые изначально были составлены на бумаге. При этом важно понимать, что для отправки запрошенных инспекцией документов (как электронных, так и сканов бумажных) используется система для сдачи отчетности (например, «Контур.Экстерн»), а не система электронного документооборота с контрагентами («Диадок»).

Налоговые проверки и электронный документооборот с ИФНС с 2016 года

С 01.07.2016 года начнут действовать более строгие правила для компаний, обязанных представлять налоговые декларации (расчеты) по ТКС. Для них установлен срок, в течение которого они обязаны наладить электронный документооборот с инспекцией.

На это дается не более 10 дней со дня возникновения обязанности по сдаче отчетности в электронном виде. За это время нужно успеть заключить договор с оператором и получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. А в ситуации, когда за онлайн-взаимодействие компании и ИФНС отвечает уполномоченный представитель организации, еще и представить в инспекцию документ, подтверждающий его полномочия. Иначе налоговики могут заблокировать счет нерасторопного налогоплательщика.

Налоговая проверка потребует от проверяемого меньше бумаг

С 01.07.2016 года при проверках, проводимых, в т.ч. инспекциями и фондами, компаниям и ИП больше не нужно будет представлять документы, которые уже находятся в распоряжении других госорганов, в т.ч. в электронном виде.

Вместо этого проверяющие будут запрашивать нужную информацию самостоятельно в соответствующем ведомстве. Правительство РФ утвердило перечень документов и сведений, которыми контролирующие органы будут обмениваться между собой, а не требовать их у бизнесменов. Среди прочего в этот список попали:

  • сведения из бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
  • данные о наличии (отсутствии) задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов;
  • сведения о среднесписочной численности;
  • сведения о задолженности по страховым взносам и т.д.

Кроме того, с 01.01.2017 года (п. 5.1 статьи 23 НК РФ) при проведении камеральной проверки декларации по НДС, сданной в электронном виде по ТКС, подавать пояснения также нужно будет по электронке. Пояснения на бумаге будут считаться не представленными.

Соответственно, в случае отправки бумажных пояснений вместо электронных проверяемому будет грозить штраф за несообщение (несвоевременное сообщение) запрашиваемых сведений: 5 тыс. рублей за первое нарушение, и 20 тыс. рублей за повторный проступок, совершенный в течение календарного года.

Кроме того, теперь законодательно прописано, что в случае, когда налоговая инспекция требует представить отксерокопированную документацию, документы должны быть переданы в виде пронумерованного сшива. Требования к прошивке документов будут отдельно разработаны ФНС. Напомним, что в настоящий момент оформлять направляемые в инспекцию копии документов следует согласно рекомендациям Минфина.

Форма уведомления о невозможности представить истребуемые документы

ФНС разработала бланк и электронный формат уведомления, которое налогоплательщик должен отправить в ИФНС в ответ на требование о представлении документов (информации) в случае, когда исполнить это требование в установленный срок он не может.

Если в ходе проверки налоговики направили требование о представлении документации, то по общему правилу у проверяемого есть 10 рабочих дней с даты получения такого требования на то, чтобы передать в ИФНС истребуемые документы (п.3 ст. 93 НК).

В случае, когда по каким-либо причинам сделать это вовремя невозможно, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, должен письменно уведомить инспекцию согласно разработанной форме о невозможности исполнения требования в срок с указанием причин и сроков, когда документы (информация) могут быть представлены.

Уведомление может быть подано в налоговый орган лично, через представителя, передано в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через «Личный кабинет налогоплательщика». Лица, на которые в соответствии с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ не возложена обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме, могут направить уведомление по почте заказным письмом.

Можно ли в инспекцию представить скан «первички» вместо бумажного подлинника

Если налоговики запросили оригинал первичного документа, который изначально был оформлен на бумаге, то именно этот «бумажный» оригинал и нужно представить в инспекцию. Замена подлинника электронным скан-образом, файл с которым подписан усиленной квалифицированной подписью, не допускается. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 17.05.16 № АС-4-15/[email protected].

В ходе контрольных мероприятий налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика оригиналы (подлинники) первичных документов. А подлинником документа является первый или единичный его экземпляр. Об этом сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).

Исходя из этого, авторы письма делают вывод: если первичный документ оформлен на бумажном носителе, то именно такой экземпляр с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником . Представить вместо него электронный скан-образ нельзя даже в том случае, если соответствующий файл будет подписан усиленной квалифицированной подписью.

Замена подлинника его электронным скан-образом, пусть даже заверенным сторонами сделки при помощи усиленных квалифицированных электронных подписей, в данной ситуации не допускается, и соответственно, приравнивается к непредставлению затребованной документации, что грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Затрат на изготовление копий документов для ИФНС можно избежать

Даже если затребованная инспекцией документация изначально была составлена на бумажном носителе, тратить время и/или деньги на копирование этих документов необязательно. Их можно отсканировать и отправить в ИФНС в электронном виде по установленным форматам.

Налогоплательщик может избежать затрат на копирование и другим путем: договориться с проверяющими, что вместо копий истребуемых документов он представит в инспекцию для ознакомления их оригиналы.

  1. Подача Жалобы, образец, ПОРЯДОК Обжалования на Решения Налоговой
    Часто возникает необходимость знать порядок обжалования действий налоговиков. Как правильно составить апелляционную жалобу и не пропустить сроки обжалования ?

Как правильно заверить документы для налоговой

В Трудовой кодекс внесены поправки, устанавливающие «отпускные» привилегии для работников-многодетных родителей.

Если вы собираетесь выплачивать своим сотрудникам премии за работу в III квартале и за сентябрь, не забудьте, что в НДФЛ-целях дата получения работником дохода в виде этих премий определяется по-разному.

Вероятно, уже совсем скоро компании и ИП, имеющие наемных работников, должны будут представлять в центры занятости сведения о численности сотрудников.

Налоговая служба разместила в открытом доступе вторую партию сведений, которые раньше относились к налоговой тайне.

С 1 октября у налоговиков появилось два новых основания для отказа в госрегистрации организации или ИП.

Даже если гражданин не зарегистрирован в качестве ИП, его арендная деятельность может быть признана предпринимательской. Со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

В договоры нельзя включать условие о том, что налоговый агент, выплачивающий гражданину доход, берет на себя расходы, связанные уплатой НДФЛ.

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™ актуальна на 12 октября 2018 г.

Как заверять копии документов

Организация сама заверяет копии документов:

  • если она составила их (договоры, приказы, платежные поручения и т.п.);
  • если у нее хранится подлинник (например, трудовые книжки работников);
  • если оригинал необходимого организации документа возвращается его предъявителю (например, свидетельство о рождении ребенка при предоставлении работнику стандартного вычета по НДФЛ).

Во всех случаях на копии делают надпись «Верно» или «Копия верна» с подписью руководителя и датой заверения. Дополнительно можно написать место хранения подлинника документа. Если ваша организация использует печать, то заверять ею копии документов вы можете, но не обязаны п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, Письма ФНС от 06.09.2016 N ОА-4-17/[email protected], УФНС по г. Москве от 14.08.2018 N 24-15/[email protected] .

Как правильно заверить документы для налоговой при покупке жилья?

Вопрос: Как правильно заверить документы для налоговой при покупке жилья?

Кроме заполненной декларации 3-НДФЛ и Заявления на возврат в инспекцию ФНС необходимо будет также представить пакет документов, подтверждающих Ваше право на вычет, согласно перечня. Справка 2-НДФЛ, взятая в бухгалтерии работодателя, подается в оригинале. Это, как правило, относится и к справке об уплаченных банку процентах по ипотеке. Остальные же документы могут быть представлены в виде копий, заверенных нотариально или самостоятельно. Заверка копий документов у нотариуса потребует дополнительных расходов. У налогоплательщиков, планирующих получить имущественный вычет и готовящих для этого пакет документов, часто возникает вопрос: как заверить документы для налоговой инспекции самостоятельно? Сделать это совсем не сложно. На каждой странице копии документа, которую Вы хотите заверить, нужно написать «Копия верна», поставить Вашу подпись, рядом – расшифровку подписи, то есть фамилию, и дату заверения. Сделать это нужно на каждой странице. При подаче декларации 3-НДФЛ и пакета необходимых документов, оригиналы документов, копии которых планируете отдать инспектору, лучше иметь при себе. Тогда инспектор будет иметь возможность сверить копию с оригиналом и поставить соответствующую отметку на документах.

Как с 1-го июля заверять документы, предоставляемые в ИФНС?

Где вы видите противоречие?

Сразу скажу: я не знаю полного ответа на вопрос автора темы. Однако хотел бы заметить, что уполномоченный орган, о котором идет речь в НК РФ, — это ФНС России.

А ГОСТ утвержден Росстандартом.

Так что данный аргумент не работает.

На мой взгляд, НК РФ недвусмысленно нам говорит: при представлении документов в налоговую следует руководствоваться неким приказом ФНС России, а не ГОСТом от Росстандарта.

Вот в этом письме ФНС высказывалась о представлении бумажных в инспекцию:

Еще вот это может пригодиться:

А вообще, на мой взгляд, проще направлять документ в электронном виде, ведь система для отправки отчетности сейчас есть почти у каждого.

Вот здесь налоговики пишут, как это можно сделать:

Давайте начнем с того, что никакой ссылки на ГОСТ в НК РФ нет

Собственно, на этом можно и закончить

ГОСТ же в связи с копиями, предоставляемыми в порядке ст. 93 НК РФ, выплыл в связи с письмом МФ 2014 года, где как раз и разъяснялось, что заверенная копия, это по ГОСТ с указанием «Верно» и подписью.
Но сами понимаете, что это лишь рекомендация. Тем более, что в том самом письме приводятся и другие способы заверения.

Смотрите еще:

  • Регистрация ооо 1с-старт Бесплатный сервис 1С-Старт подготовит документы для ООО и ИП Количество пакетов документов, сформированных в бесплатном сервисе 1С-Старт (www.regberry.ru), подходит к 150 000 (об этом говорит их открытая статистика). […]
  • Выход из состава участников общества Выход учредителя из ООО Актуально на: 16 марта 2018 г. Право участника общества с ограниченной ответственностью выйти из общества предусмотрено ГК РФ и Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с […]
  • Мировой суд г Данилов Судебный участок №93 195426, Санкт-Петербург, Индустриальный пр., д. 10, корп. 1, литера А понедельник вторник четверг: с 10-00 до 13-00 с 14-00 до 17-00 Быстрый переход: Информация об участке Территориальная […]
  • Дополнительное соглашение о пролонгации Соглашение о продлении срока действия договора Когда по каким-то причинам обязательство не может быть исполнено в срок, стороны могут заключить соглашение о продлении срока действия договора. Причины могут быть любыми, […]
  • Земельный закон 93-фз Федеральный закон от 30 июня 2006 г. N 93-ФЗ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации по вопросу оформления в упрощенном порядке прав граждан на отдельные объекты недвижимого […]
  • П 3 ст 15 жк рф Статья 15. Объекты жилищных прав Информация об изменениях: Федеральным законом от 23 июля 2008 г. N 160-ФЗ в статью 15 настоящего Кодекса внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2009 г. Статья 15. Объекты […]