Как правильно вести учет бланков строгой отчетности

Содержание:

Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии

Обновление: 7 июля 2017 г.

Бланки строгой отчетности подлежат учету. Специально для такого учета законодательством утверждены обязательные правила. Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии должен также быть подчинен установленному порядку. Такой порядок должен обеспечивать сохранность рассматриваемой документации. В частности, для учета и хранения таких бланков надлежит вменить соответствующие обязанности ответственному лицу.

Бланки строгой отчетности

На основании ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее – Закон о ККТ) бланки строгой отчетности — это первичные учетные бланки, значимость которых соответствует кассовому чеку. Такие бланки формируются в электронной форме и (или) выдаются на печать с использованием специальной автоматизированной системы при осуществлении расчетов за услуги.

Статья 4.7 Закона о ККТ содержит подробный перечень требований к бланку строгой отчетности и состав его реквизитов. Они аналогичны требованиям, которые законодательство предъявляет к кассовому чеку. В частности, бланки, выданные на бумажном носителе, должны легко поддаваться чтению и не терять этого свойства не менее полугода.

Согласно действующей в 2017 году редакции Закона о ККТ при осуществлении расчета следует выдавать бланк на бумажном носителе и (или) направить БСО в электронной форме на предоставленный клиентом абонентский номер или адрес электронной почты. Подобный направленный и распечатанный БСО приравнивается к БСО на бумажном носителе при условии, что сведения, указанные в бумажном бланке, идентичны сведениям в бланке, направленном покупателю в электронной форме.

Для отдельных категорий организаций и ИП вступление в силу указанных изменений отложено до июля 2018 года.

Для того чтобы узнать, как учитывать бланки строгой отчетности, следует обратиться к другому НПА, а именно к Порядку, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее – Постановление № 359).

Учет документов строгой отчетности

Порядок учета, хранения и заполнения соответствующей документации содержится в п.п. 13 — 20 Постановления № 359. Именно указанные нормы регулируют, как именно вести учет БСО.

В частности, руководству для надлежащего учета необходимо:

  • назначить материально ответственное за БСО должностное лицо;
  • принять меры для создания соответствующих условий для хранения БСО (в сейфах, специальных опечатываемых помещениях и т.п., дающих возможность избежать кражи или повреждения документов);
  • вести учет БСО в специальной книге, заполняемой в установленном порядке (должна быть пронумерована, прошнурована, подписана уполномоченными должностными лицами и заверена печатью);
  • создать специальную комиссию для приемки приобретенных на стороне бланков строгой отчетности, сопровождающейся заполнением соответствующего акта;
  • с целью надлежащего учета бланков строгой отчетности в установленных случаях проводить их инвентаризацию;
  • хранить не менее пяти лет;
  • уничтожать бланки и их корешки по достижении предельного срока хранения на основании акта под контролем специально созданной комиссии.

Учет БСО (проводки)

Для того чтобы определиться с проводками, следует обратиться к Инструкции, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н. Этот НПА, в частности, отвечает на вопрос о том, на каком именно счете следует учитывать документы строгой отчетности в бухгалтерии.

Согласно указанному нормативному акту для учета сведений о наличии и движении бланков строгой отчетности открывается забалансовый счет 006. Для учета бланков применяется условная оценка. Аналитический учет осуществляется отдельно по каждому виду рассматриваемой документации.

Для списания в бухгалтерском учете БСО и стоимости их изготовления на стороне можно использовать 20 или 44 счет. При самостоятельном изготовлении соответствующие расходы также можно отнести на указанные счета.

Учет бланков строгой отчетности

Бланк строгой отчетности (БСО) является документом, который подтверждает получение оплаты денежных средств. Фактически БСО заменяет собой кассовый чек.

В случае оказания услуг населению, на бланках строгой отчетности оформляются: проездные документы, талоны, квитанции, билеты, путевки, абонементы и другие документы.

В нашей сегодняшней публикации мы расскажем о том, как ведется учет бланков строгой отчетности. А в нижней части страницы размещена книга учета бланков строгой отчетности, которую можно скачать.

Реквизиты и особенности бланков строгой отчетности

Обязательными реквизитами бланков строгой отчетности являются:

БСО может быть изготовлен двумя способами:

  1. Типографским.
  2. При помощи автоматизированной системы.

Типографский документ БСО обязательно должен содержать информацию об изготовителе: сокращенное наименование, место нахождения, ИНН , номер заказа, тираж и год выполнения.

На каждом бланке строгой отчетности, изготовленном типографским способом, проставляется серия и номер документа.

Учет бланков строгой отчетности

Индивидуальный предприниматель (или руководитель организации) заключает договор о материальной ответственности с работником, который будет заниматься получением, хранением, учетом и выдачей бланков документов и приемом от населения наличных денежных средств.

Поступившие бланки документов должны приниматься ответственным работником в присутствии комиссии, образованной индивидуальным предпринимателем (руководителем организации).

Проверке подлежит соответствие количества, номеров и серий бланков данным, указанным в сопроводительных документах.

После этого составляется акт приемки. Он утверждается ИП (руководителем организации) и является основанием для принятия документов на учет.
Сведения о полученных бланках БСО следует внести в специальную «Книгу учета бланков строгой отчетности».

Обратите внимание, что унифицированной книги учета БСО не существует и поэтому ИП (организация) составляет журнал учета бланков строгой отчетности на свое усмотрение.

Все страницы книги учета бланков строгой отчетности необходимо прошнуровать и пронумеровать.

Работник, ответственный за ведение книги, а также бухгалтер и руководитель организации, ставят свою подпись на документе (и печать — при наличии).

В книге учета бланков строгой отчетности отражаются все движения бланков:

Вышеперечисленная процедура учета БСО актуальна для бланков строгой отчетности, напечатанных типографским способом. Если БСО были изготовлены при помощи автоматизированной системы самой организацией (ИП), то журнал учета бланков строгой отчетности вести нет необходимости. Система сама все фиксирует и учитывает.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

В бухгалтерском учете БСО принимаются на забалансовый счет — 006 (приходуются в дебет). По мере выдачи бланков строгой отчетности населению, их списывают с кредита 006.

В бухгалтерском учете затраты на изготовление БСО отражаются так:

  1. Если бланки были распечатаны типографским способом, то затраты списывают проводкой Д20 (44) К60. Стоимость БСО в данном случае является расходами.
  2. Если бланки были распечатаны с помощью автоматизированная системы организации, то проводка по списанию затрат на БСО аналогична проводке бланков типографским способом. В качестве затрат выступает бумага, стоимость чернил (для ККМ) и амортизация.

Ведение книги (журнала) учета бланков строгой отчетности

Как уже упоминалось ранее, если бланки строгой отчетности были распечатаны типографским способом, то вести книгу учета БСО является обязательным.

ИП или организация, в соответствии с действующим законодательством вправе самостоятельно разработать удобную для себя модель книги учета БСО. Журнал нужно прошить и не забыть пронумеровать. Ответственный работник, руководитель и бухгалтер организации подписывают документ и скрепляют его печатью.

Учет в книге БСО ведется по наименованию, серии и номеру бланка. Также указывается дата поступления бланков (их количество и реквизиты).

Регламент ведения книги (журнала) учета бланков строгой отчетности закрепляется на локальном уровне путем издания соответствующего акта (с указанием ответственного лица за ведение журнала).

Руководитель и работник подписывают договор о материальной ответственности. ИП (руководитель) обязуются создать условия для сохранности БСО.

БСО, выпускаемые при помощи автоматизированных систем не требуют ведения книги учета. Доступ к системе должен быть ограничен. В этом случае каждый бланк должен иметь серию и номер.

Инвентаризация БСО

Ревизия БСО осуществляется в период инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе. Проверку наличия бланков строгой отчетности проводят по каждому месту хранения, с учетом начальных и конечных номеров БСО (в соответствии с Приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49 в редакции от 08.11.2010 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).

Для инвентаризации используют форму ИНВ-16 : «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», утвержденную постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 в последней редакции от 03.05.2010 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Перед началом инвентаризации БСО, берется расписка с материально ответственных лиц (она включается в часть заголовка инвентаризационной описи).

Опись составляется в двух экземплярах.

Хранение БСО

Для хранения бланков строгой отчетности выделяется специально оборудованное помещение. Место хранения БСО по окончании рабочего дня опломбируется (опечатывается).

Лучше всего БСО хранить в сейфах или в специальных помещениях — это позволит избежать их кражи или порчи.

Каждый бланк должен иметь копию, которая хранится пять лет.

Оригиналы бланков строгой отчетности также хранятся не менее пяти лет.

Хранение БСО с помощью автоматизированных систем

При оформлении БСО с помощью автоматизированной системы необходимость во всех вышеперечисленных операциях при хранении обычных БСО отсутствует. Автоматизированная система БСО должна соответствовать критериям п 11. Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 (последняя редакция от 15.04.2014).

К таким критериям относятся:

  • возможность защиты системы от несанкционированного доступа;
  • возможность идентификации и фиксации операций с БСО в течение 5 лет;
  • возможность сохранения в памяти АС данные о БСО.

Однако распечатанные с помощью автоматизированной системы, но испорченные БСО должны по аналогии с типографскими БСО храниться в сейфе организации.

Уничтожение БСО

По истечении пятилетнего срока хранения бланков строгой отчетности, их следует уничтожить. Акт об уничтожении БСО является основанием для их уничтожения. Он составляется специальной комиссией, которая действует на основании приказа индивидуального предпринимателя (руководителя организации).

Бланки строгой отчетности уничтожаются в присутствии всех членов комиссии.

Скачать книгу учета бланков строгой отчетности

Воспользовавшись нижеследующей ссылкой читатель может скачать книгу учета БСО в формате Excel:

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК — 74999385226. СПБ — 78124673429. Регионы — 78003502369 доб. 257

Комментарии

ОтменитьДобавить комментарий

Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

Производственный календарь на 2019 год с праздниками и выходными, утвержденный .

В нашем сегодняшнем материале читатель найдет налоговый календарь на 2019 .

Здесь рассмотрено повышение МРОТ с 1 января 2019 года в России, вытекающие .

Помимо того, что традиционно с началом года увеличился размер страховых .

Предлагаем вниманию читателей кредитный калькулятор онлайн 2018 года. Рассчитайте .

Дают ли ипотеку ИП? Такой вопрос интересует очень многих индивидуальных .

Вопрос о том, как получить кредит для ИП без справок является очень актуальным .

Для того чтобы получить кредит на открытие малого бизнеса в России стоит .

Учет бланков строгой отчетности

Согласно действующему законодательству, все субъекты предпринимательской деятельности при осуществлении расчетов наличными денежными средствами обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Однако, законодательство позволяет индивидуальным предпринимателям обходиться без неё, в таком случае используются бланки строгой отчетности.

Книга учета

Сразу отметим, что все вопросы относительно использования, хранения, учета, уничтожения бланков строгой отчетности детально регламентированы в «Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденном Правительством РФ.

Согласно данному Положению, предприниматель должен завести журнал учета бланков строгой отчетности (БСО), в котором фиксируются все подобные документы. На сегодняшний день унифицированной формы данной книги нет, поэтому предприниматель может самостоятельно разработать ее под свои нужды.

Однако, необходимо помнить, что книга учета БСО должна быть прошита и пронумерована, а также скреплена печатью и подписью ИП. Одновременно с этим предприниматель должен издать локальный акт, в котором утверждается порядок заполнения журнала (книги). Этим же приказом назначается ответственное лицо, в чьи обязанности входит ведение журнала, а также все иные мероприятия в отношении БСО.

Бухгалтерский учет

В связи с этим чрезвычайно важно сформировать порядок учета БСО, который обязательно должен соответствовать действующему законодательству.

В целях контроля сохранности документов предприниматель обязан осуществлять периодическую инвентаризацию, итоги которой объединяются в акт инвентаризации БСО.

Хранение бланков

В связи с тем, что бланки строгой отчетности подлежат учету, организация их хранения требует самого пристального внимания со стороны предпринимателя. В частности, законодательство предусматривает, что хранение БСО должно исключать возможность их получения неуполномоченными лицами. Для этого все документы должны храниться в сейфе или специальном помещении, которые ежедневно опечатываются. Читайте пример хранения трудовых книжек.

Срок хранения

Срок хранения БСО законодательством регламентируется только в отношении копий использованных бланков, а также их корешков. Они должны храниться не менее пяти лет, но при этом их уничтожение допускается только по прошествии месяца со дня последней инвентаризации. Относительно неиспользованных бланков никаких сроков не предусмотрено, поэтому они могут храниться любое время.

Инвентаризация бланков

Периодически осуществляется инвентаризация БСО, которая позволяет выявить их недостачу или нарушение правил хранения. Инвентаризация проводится комиссией, состав которой утверждается предпринимателем.

Также целями инвентаризации является уничтожение бланков строгой отчетности. Оно является обязательной процедурой по истечении сроков хранения, а также в отношении поврежденных или испорченных бланков.

В этом случае составляется акт списания БСО.

Акты приема и передачи

Выдача всех бланков строгой отчетности сопровождается оформлением специальных документов. Но, прежде чем бланки будут получены должностными лицами, должна осуществиться их приемка ответственным лицом. Прием бланков из типографии также осуществляется комиссией, данный факт подтверждает акт приемки.

Форма такого акта утверждена Постановлением правительства и носит обязательный характер. Выдача бланков сотрудникам также подлежит документированию, в этом случае составляется акт передачи.

Любой акт содержит информацию о форме полученных и выданных бланков, их количестве и заверяется подписями лиц, получающих и выдающих.

Акты приема и передачи БСО хранятся вместе с журналом их учета на протяжении всего периода его использования.

Проверка данных актов осуществляется при проведении инвентаризации.

Законодательство позволяет оформлять как временной акт приема бланков строгой отчетности, когда сотрудники получают их на определенный период времени, например, один рабочий день, так и количественный, когда бланки выдаются в определенном количестве на неопределенный срок.

Списание бланков

Как было отмечено выше, списание БСО возможно по истечении срока их хранения. Однако, кроме этого законодательство допускает уничтожение БСО, пришедших в негодность, а также неиспользованных. При этом необходимо учитывать, что испорченный БСО, например, с неверной датой, иными реквизитами, подлежит хранению с журналом учета и не может быть уничтожен ранее пяти лет.

Кроме того, существует определенный порядок списания потерянных бланков строгой отчетности. Как правило, этот факт подтверждает инвентаризационная опись БСО, которая сопоставляет данные книги учета с фактическим наличием бланков у ответственного лица.

На сегодняшний день законодательная ответственность за утерю не предусмотрена, однако предприниматель вправе применить к виновному сотруднику меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные трудовым законодательством. Утеря бланков строгой отчетности также требует от предпринимателя изготовления новых в количестве, равном количеству пропавших.

Особо стоит отметить, что, если утеря произошла в результате совершения противоправных действий, например, кражи, то в обязательном порядке необходимо оповестить об этом следственные органы.

Таким образом, использование БСО освобождает индивидуального предпринимателя от обязанности использования контрольно-кассовой техники, но в то же время обязывает к соблюдению весьма строгих требований.

Поэтому каждый предприниматель должен четко знать, как учитывать, выдавать и как списать бланки строгой отчетности. Для этого стоит изучить упомянутое в начале статьи Положение и сформировать свою учетную политику в области применения БСО.

Книга учета бланков строгой отчетности должна быть у любого предпринимателя, даже если все расчеты ведутся безналичным способом.

Ведь перипетии бизнеса таковы, что в любой момент может возникнуть ситуация необходимости применения таких документов. Тем более, что государственный реестр БСО в России не существует, а это значит, что в любой момент может появиться определенная форма документа, которая должна будет использоваться при осуществлении того или иного вида деятельности. Всегда надо быть готовым к подобным неожиданностям.

Использование бланков строгой отчетности: Видео

Бланки строгой отчётности и их учёт — что нужно знать о них предпринимателю

Любой предприниматель стремится свести к минимуму организационные расходы, связанные с деятельностью его компании. Поэтому, если закон позволяет отказаться от использования в работе кассового аппарата и применять в расчётах с клиентами бланки строгой отчётности, имеет смысл воспользоваться этой возможностью. Но нужно помнить, что эти документы, как и следует из их названия, нуждаются в тщательном учёте, регистрации в специальной книге и контроле их использования.

Бланки строгой отчётности и их виды

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 различные организации, в том числе коммерческие, и индивидуальные предприниматели имеют право при оказании широкого перечня услуг населению (физическим лицам) выдавать вместо кассовых чеков бланки строгой отчётности (БСО). Для разных видов услуг они выглядят и называются по-разному. Это могут быть:

Для большинства видов деятельности единого образца БСО не существует, и каждая организация или ИП имеет свой стандарт этих документов. Однако Постановление устанавливает ряд обязательных для всех реквизитов, включая название и организационно-правовую форму для компаний и Ф. И. О. для индивидуальных предпринимателей.

Порядок изготовления бланков

Изготовление БСО допускается двумя способами:

  • заказ в типографии;
  • печать с помощью автоматизированной системы.

Прежде чем заказывать бланки, нужно удостовериться, что у типографии имеется разрешение на их выпуск. Печатать их самостоятельно на принтере закон не позволяет.

Чекопечатающая машина позволяет отказаться от ведения книги учёта БСО и не требует регистрации в ФНС

Вместо этого можно приобрести специальное устройство для их изготовления. Хотя по внешнему виду оно напоминает кассовый аппарат и продаётся в тех же магазинах, официально оно не относится к ККМ и не требует постановки на учёт в ФНС.

Порядок учёта БСО

Процедура учёта бланков строгой отчётности зависит от способа их производства. Она одинакова для ИП и организаций. Если бланки печатаются в типографии, принимать их должен работник, назначенный ответственным за их хранение (обязательно являющийся материально ответственным лицом), или руководитель лично.

Принимающий должен убедиться, что серии и порядковые номера полученных бланков, а также их общее количество соответствуют заявленному в сопроводительных документах. В завершение составляется акт приёмки БСО. Он подписывается руководителем организации или ИП совместно с членами комиссии по приёмке БСО, состав которой перед этим утверждается специальным приказом. Получение и выдача бланков фиксируются в книге учёта БСО.

Если бланки изготавливаются с помощью специального устройства, в ведении книги учёта нет необходимости, так как в памяти аппарата сохраняются данные обо всех когда-либо напечатанных документах.

Сейчас существует много интернет-сайтов, заявляющих, что они имеют статус автоматизированной системы. Это позволяет их клиентам печатать БСО на своём принтере, не нарушая закон. Можно ли доверять таким сайтам? На этот счёт можно услышать разные мнения экспертов. По общему мнению, использовать БСО можно, соблюдая следующие условия.

Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований. Во-первых, автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Во-вторых, при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой должны сохраняться уникальный номер и серия его бланка.

https://pravoved.ru/question/871377/

То есть, при выборе такого способа формирования и учёта БСО следует обратить особое внимание на надёжность системы и убедиться, что учёт на сайте ведётся надлежащим образом и вся информация может быть предоставлена по первому требованию проверяющих из ФНС.

Особенности нумерации бланков строгой отчётности

Любой БСО должен иметь уникальный порядковый номер, состоящий из шести цифр, а также серию, обозначающуюся двумя буквами. При использовании автоматизированных систем нумерация бланков осуществляется автоматически. При заказе в типографии первой партии обычно присваивается серия АА, нумерация ведётся с 000001. При последующих заказах нумерацию нужно продолжать, а не начинать заново.

Такой бланк строгой отчётности, изготовленный в типографии, используется в гостиничном бизнесе

Как вести книгу учёта БСО

Вести этот документ обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, если они не пользуются автоматизированной системой печати и учёта БСО. Единого стандарта книги для коммерческих структур, какими являются ООО и ИП, не предусмотрено, поэтому возможно использовать бланк книги учёта БСО для государственных и муниципальных учреждений. Его можно скачать здесь или разработать свой дизайн документа.

При этом должны соблюдаться следующие требования:

  • все листы пронумерованы;
  • книга прошита;
  • подписана руководителем организации и главным бухгалтером либо индивидуальным предпринимателем.

Делать записи в книге уполномочено только лицо, ответственное за приёмку и выдачу бланков строгой отчётности.

В книгу вносятся данные о следующих событиях:

  • получении бланков БСО из типографии;
  • выдаче бланков лицам, работающим с клиентами;
  • количестве оставшихся бланков;
  • списании БСО.

Важно: запись в книгу учёта нужно вносить при передаче бланка БСО сотруднику, работающему с клиентами, а не при принятии оплаты от клиента.

В книге должны быть отражена информация о каждом экземпляре БСО, полученном организацией или ИП, в том числе бракованным, заполненным с ошибками и испорченным. Они не выбрасываются, а перечёркиваются и прикладываются к книге учёта.

Как заполнять книгу учёта

Это инструкция по заполнению типовой формы книги учёта БСО. Как уже было сказано ранее, закон допускает отступления от неё. Если для конкретной фирмы какие-то из элементов неактуальны, их можно не включать в документ.

Шапка книги содержит следующие элементы:

  • «Учреждение» (строка 1);
  • «Структурное подразделение» (строка 2);
  • «Дата открытия» (поле 1);
  • «Дата закрытия» (поле 2);
  • «Код по ОКПО» (поле 3);
  • «Номер счёта» (поле 4);
  • «Наименование формы строгой отчётности» (поле 5);
  • «Код формы» (поле 6).
  • «Дата» (столбец 1);
  • «От кого получено (кому отпущено)» (столбец 2);
  • «Основание» (столбец 3);
  • «Приход» (столбец 4);
  • «Расход» (столбец 5);
  • «Остаток» (столбец 6).

Оформление шапки документа

  1. В строке 1 необходимо указать полное наименование компании в соответствии с её уставом. Для индивидуального предпринимателя указываются фамилия и инициалы согласно паспорту, например: «Индивидуальный предприниматель Васильев М.Н.»
  2. В строку 2 заносится название структурного подразделения. Если фирма не имеет таковых, можно поставить прочерк или просто не писать эту строку.
  3. В полях 1 и 2 указываются соответственно даты начала и завершения ведения книги.
  4. В поле 3 нужно вписать соответствующий код, а если он не был присвоен, то просто поставить прочерк.
  5. Поле 4 необходимо заполнять только для тех фирм, которые ведут бухучёт.
  6. В поле 5 указывается название БСО (например, квитанция или путёвка).
  7. В поле 6 записывается соответствующий код, который присутствует на самих бланках БСО. Если его нет, можно поставить прочерк.

Заполнение таблицы

  1. В столбец 1 заносятся даты проводимых с БСО операций: получения, выдачи или списания.
  2. В столбце 2 указывается название организации, печатавшей бланки (при получении) или Ф. И. О. МОЛ (материально ответственного лица), кому они выдаются (при выдаче).
  3. В столбце 3 нужно указать документ (его название, дату и номер), на основании которого производится приёмка или выдача БСО.
  4. Столбец 4 заполняется каждый раз после получения новой партии напечатанных БСО из типографии. Нужно указать: общее количество принятых бланков, их серию и номера первого и заключительного документов в серии. Работник, в чьи обязанности входит хранение принадлежащих компании БСО и ведение книги, подтверждает получение бланков своей подписью.
  5. Аналогично при выдаче БСО сотруднику фиксируется их количество, серия, номера первого и заключительного бланка в столбце 5. Тогда подпись ставит принимающий сотрудник.
  6. В столбце 6 указывается число бланков, находящихся в организации или у ИП после каждой операции.

Образцы заполненной книги учёта БСО для организации и ИП

Для наглядности при заполнении книги можно пользоваться готовыми образцами, представленными ниже.

Образец заполненной книги учёта БСО поможет индивидуальному предпринимателю правильно оформить этот документ

Правила ведения книги учёта БСО одинаковы для компаний и индивидуальных предпринимателей.

Бланки строгой отчётности и их учёт — что нужно знать о них предпринимателю

Любой предприниматель стремится свести к минимуму организационные расходы, связанные с деятельностью его компании. Поэтому, если закон позволяет отказаться от использования в работе кассового аппарата и применять в расчётах с клиентами бланки строгой отчётности, имеет смысл воспользоваться этой возможностью. Но нужно помнить, что эти документы, как и следует из их названия, нуждаются в тщательном учёте, регистрации в специальной книге и контроле их использования.

Бланки строгой отчётности и их виды

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 различные организации, в том числе коммерческие, и индивидуальные предприниматели имеют право при оказании широкого перечня услуг населению (физическим лицам) выдавать вместо кассовых чеков бланки строгой отчётности (БСО). Для разных видов услуг они выглядят и называются по-разному. Это могут быть:

Для большинства видов деятельности единого образца БСО не существует, и каждая организация или ИП имеет свой стандарт этих документов. Однако Постановление устанавливает ряд обязательных для всех реквизитов, включая название и организационно-правовую форму для компаний и Ф. И. О. для индивидуальных предпринимателей.

Порядок изготовления бланков

Изготовление БСО допускается двумя способами:

  • заказ в типографии;
  • печать с помощью автоматизированной системы.

Прежде чем заказывать бланки, нужно удостовериться, что у типографии имеется разрешение на их выпуск. Печатать их самостоятельно на принтере закон не позволяет.

Чекопечатающая машина позволяет отказаться от ведения книги учёта БСО и не требует регистрации в ФНС

Вместо этого можно приобрести специальное устройство для их изготовления. Хотя по внешнему виду оно напоминает кассовый аппарат и продаётся в тех же магазинах, официально оно не относится к ККМ и не требует постановки на учёт в ФНС.

Порядок учёта БСО

Процедура учёта бланков строгой отчётности зависит от способа их производства. Она одинакова для ИП и организаций. Если бланки печатаются в типографии, принимать их должен работник, назначенный ответственным за их хранение (обязательно являющийся материально ответственным лицом), или руководитель лично.

Принимающий должен убедиться, что серии и порядковые номера полученных бланков, а также их общее количество соответствуют заявленному в сопроводительных документах. В завершение составляется акт приёмки БСО. Он подписывается руководителем организации или ИП совместно с членами комиссии по приёмке БСО, состав которой перед этим утверждается специальным приказом. Получение и выдача бланков фиксируются в книге учёта БСО.

Если бланки изготавливаются с помощью специального устройства, в ведении книги учёта нет необходимости, так как в памяти аппарата сохраняются данные обо всех когда-либо напечатанных документах.

Сейчас существует много интернет-сайтов, заявляющих, что они имеют статус автоматизированной системы. Это позволяет их клиентам печатать БСО на своём принтере, не нарушая закон. Можно ли доверять таким сайтам? На этот счёт можно услышать разные мнения экспертов. По общему мнению, использовать БСО можно, соблюдая следующие условия.

Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований. Во-первых, автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Во-вторых, при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой должны сохраняться уникальный номер и серия его бланка.

https://pravoved.ru/question/871377/

То есть, при выборе такого способа формирования и учёта БСО следует обратить особое внимание на надёжность системы и убедиться, что учёт на сайте ведётся надлежащим образом и вся информация может быть предоставлена по первому требованию проверяющих из ФНС.

Особенности нумерации бланков строгой отчётности

Любой БСО должен иметь уникальный порядковый номер, состоящий из шести цифр, а также серию, обозначающуюся двумя буквами. При использовании автоматизированных систем нумерация бланков осуществляется автоматически. При заказе в типографии первой партии обычно присваивается серия АА, нумерация ведётся с 000001. При последующих заказах нумерацию нужно продолжать, а не начинать заново.

Такой бланк строгой отчётности, изготовленный в типографии, используется в гостиничном бизнесе

Как вести книгу учёта БСО

Вести этот документ обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, если они не пользуются автоматизированной системой печати и учёта БСО. Единого стандарта книги для коммерческих структур, какими являются ООО и ИП, не предусмотрено, поэтому возможно использовать бланк книги учёта БСО для государственных и муниципальных учреждений. Его можно скачать здесь или разработать свой дизайн документа.

При этом должны соблюдаться следующие требования:

  • все листы пронумерованы;
  • книга прошита;
  • подписана руководителем организации и главным бухгалтером либо индивидуальным предпринимателем.

Делать записи в книге уполномочено только лицо, ответственное за приёмку и выдачу бланков строгой отчётности.

В книгу вносятся данные о следующих событиях:

  • получении бланков БСО из типографии;
  • выдаче бланков лицам, работающим с клиентами;
  • количестве оставшихся бланков;
  • списании БСО.

Важно: запись в книгу учёта нужно вносить при передаче бланка БСО сотруднику, работающему с клиентами, а не при принятии оплаты от клиента.

В книге должны быть отражена информация о каждом экземпляре БСО, полученном организацией или ИП, в том числе бракованным, заполненным с ошибками и испорченным. Они не выбрасываются, а перечёркиваются и прикладываются к книге учёта.

Как заполнять книгу учёта

Это инструкция по заполнению типовой формы книги учёта БСО. Как уже было сказано ранее, закон допускает отступления от неё. Если для конкретной фирмы какие-то из элементов неактуальны, их можно не включать в документ.

Шапка книги содержит следующие элементы:

  • «Учреждение» (строка 1);
  • «Структурное подразделение» (строка 2);
  • «Дата открытия» (поле 1);
  • «Дата закрытия» (поле 2);
  • «Код по ОКПО» (поле 3);
  • «Номер счёта» (поле 4);
  • «Наименование формы строгой отчётности» (поле 5);
  • «Код формы» (поле 6).
  • «Дата» (столбец 1);
  • «От кого получено (кому отпущено)» (столбец 2);
  • «Основание» (столбец 3);
  • «Приход» (столбец 4);
  • «Расход» (столбец 5);
  • «Остаток» (столбец 6).

Оформление шапки документа

  1. В строке 1 необходимо указать полное наименование компании в соответствии с её уставом. Для индивидуального предпринимателя указываются фамилия и инициалы согласно паспорту, например: «Индивидуальный предприниматель Васильев М.Н.»
  2. В строку 2 заносится название структурного подразделения. Если фирма не имеет таковых, можно поставить прочерк или просто не писать эту строку.
  3. В полях 1 и 2 указываются соответственно даты начала и завершения ведения книги.
  4. В поле 3 нужно вписать соответствующий код, а если он не был присвоен, то просто поставить прочерк.
  5. Поле 4 необходимо заполнять только для тех фирм, которые ведут бухучёт.
  6. В поле 5 указывается название БСО (например, квитанция или путёвка).
  7. В поле 6 записывается соответствующий код, который присутствует на самих бланках БСО. Если его нет, можно поставить прочерк.

Заполнение таблицы

  1. В столбец 1 заносятся даты проводимых с БСО операций: получения, выдачи или списания.
  2. В столбце 2 указывается название организации, печатавшей бланки (при получении) или Ф. И. О. МОЛ (материально ответственного лица), кому они выдаются (при выдаче).
  3. В столбце 3 нужно указать документ (его название, дату и номер), на основании которого производится приёмка или выдача БСО.
  4. Столбец 4 заполняется каждый раз после получения новой партии напечатанных БСО из типографии. Нужно указать: общее количество принятых бланков, их серию и номера первого и заключительного документов в серии. Работник, в чьи обязанности входит хранение принадлежащих компании БСО и ведение книги, подтверждает получение бланков своей подписью.
  5. Аналогично при выдаче БСО сотруднику фиксируется их количество, серия, номера первого и заключительного бланка в столбце 5. Тогда подпись ставит принимающий сотрудник.
  6. В столбце 6 указывается число бланков, находящихся в организации или у ИП после каждой операции.

Образцы заполненной книги учёта БСО для организации и ИП

Для наглядности при заполнении книги можно пользоваться готовыми образцами, представленными ниже.

Образец заполненной книги учёта БСО поможет индивидуальному предпринимателю правильно оформить этот документ

Правила ведения книги учёта БСО одинаковы для компаний и индивидуальных предпринимателей.

Как создавать и учитывать бланки строгой отчетности

Посетители форума «Бухгалтерии Онлайн» задают много вопросов, касающихся учета бланков строгой отчетности (БСО). В частности, бухгалтеров интересует, где нужно регистрировать бланки, как организовать их учет и какие создать проводки. Мы подготовили статью, которая поможет прояснить сложные моменты, связанные с созданием и учетом БСО.

Вводная часть

Бланки строгой отчетности нужны компаниям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению и пользуются правом не применять контрольно-кассовую технику. Такое право предоставлено им пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ*.

Получив деньги за услугу, организация или предприниматель вместо кассового чека выдает покупателю другой документ, подтверждающий оплату — к примеру, квитанцию, билет или талон. Эти документы оформляются на бланках строгой отчетности, которые приравнены к кассовым чекам. Правила создания, учета, хранения и уничтожения БСО приведены в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — Положение).

Форма бланка строгой отчетности

Существуют БСО, форму которых разрабатывают органы исполнительной власти. Это некоторые отраслевые бланки, например, железнодорожный билет и экскурсионная путевка (утверждены Минтрансом России и Министерством культуры соответственно).

Но в большинстве случаев компании и предприниматели могут изобретать свои собственные формы бланков. Главное, чтобы эти формы содержали все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 3 Положения: наименование, шестизначный номер и серию, вид и стоимость услуги, ИНН организации или предпринимателя и проч. Не возбраняется позаимствовать форму, разработанную другим налогоплательщиком. Об этом сообщило УФНС России по г. Москве в письме от 01.03.10 № 17-15/020721.

Регистрировать выбранный вариант бланка в государственных органах, в том числе в Министерстве финансов, не нужно. Такова официальная точка зрения Минфина России, изложенная в письме от 29.01.13 № 03-01-15/1-14 (см. «Бланки строгой отчетности, самостоятельно разработанные налогоплательщиком, в регистрации не нуждаются»). Достаточно утвердить форму БСО в своей учетной политике.

Где можно распечатывать БСО

Печатать бланки строгой отчетности можно одним из двух способов: либо в типографии, наделенной правом выпускать БСО, либо своими силами при помощи автоматизированной системы. В качестве такой системы подойдет контрольно-кассовый аппарат, прошедший специальную доработку. Причем в отличие от обычной кассовой техники, которая печатает традиционные чеки, машину для изготовления БСО в налоговой инспекции регистрировать не надо. Это подтвердила ФНС России в письме от 24.08.12 № АС-4-2/14038 (см. «ФНС: автоматизированные системы для формирования бланков строгой отчетности регистрировать в налоговой инспекции не нужно»).

Что же касается обычного компьютера с принтером, то он для печати бланков строгой отчетности не подходит. Подобную точку зрения неоднократно высказывали чиновники Минфина России — в частности, в письме от 25.11.10 № 03-01-15/8-250 (см. «Бланки строгой отчетности, изготовленные на компьютере и распечатанные на принтере, использовать нельзя»).

Документы для учета бланков строгой отчетности

Если бланки изготовлены в типографии

Учет бланков, изготовленных типографским способом, нужно организовать следующим образом. Поступление фиксировать в акте приемки, а дальнейшее движение отражать в книге учета бланков строгой отчетности.

В пункте 13 Положения говорится, что учет в книге надо вести по наименованиям, сериям и номерам бланков. Листы книги должны быть подписаны руководителем и главбухом (либо ИП), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Форма книги учета БСО для коммерческих организаций законодательно не утверждена. Поэтому, как сообщили чиновники финансового ведомства в письме от 31.08.10 № 03-01-15/7-198, компании и предприниматели вправе разработать свой вариант книги (см. «Минфин разъяснил, как вести учет бланков строгой отчетности»).

Как правило, в книгу учета БСО включаются графы, где отражается дата поступления бланков, количество поступивших бланков, лицо, передавшее бланки, и реквизиты соответствующего документа. Аналогичные графы предусмотрены для бланков, переданных для использования. Кроме того, в книге выводится текущий остаток по каждому наименованию, серии и номеру БСО. Данный остаток должен подтверждаться актом инвентаризации бланков строгой отчетности. Она проводится в те же сроки, что и инвентаризация наличных денег в кассе (п. 17 Положения).

Далее, в момент приема денег у клиента, работник компании или предприниматель заполняет БСО и указывает в нем полученную сумму. Основную часть заполненного бланка он передает клиенту, а отрывной корешок оставляет себе. Если в форме бланка отрывная часть отсутствует, то клиенту передают оригинал бланка, а себе оставляют копию. Сумма, полученная от клиента, фиксируется в приходном кассовом ордере и отражается в кассовой книге. А корешок (либо копия) БСО служит документом, подтверждающим поступление наличности.

При проверке полноты учета наличной выручки налоговики пересчитают корешки (либо копии) выписанных БСО и убедятся, что их количество совпадает с тем, что зафиксировано в книге учета бланков строгой отчетности. Затем инспекторы сложат суммы, указанные в корешках (или копиях) использованных БСО и сравнят с величиной наличной выручки, проведенной по кассе. Если эти показатели не совпадут, налоговики заподозрят нарушение и потребуют объяснений.

Если бланки изготовлены своими силами

В случае, когда бланки строгой отчетности печатаются посредством автоматизированной системы (в частности, созданной на базе ККТ), учет осуществляет эта система. То есть она фиксирует и сохраняет данные обо всех выпущенных БСО, их номерах и сериях. По этой причине книгу учета бланков вести не нужно.

Во время проверки инспекторы потребуют предоставить информацию о выпущенных бланках, которая хранится в автоматизированной системе. А налогоплательщик, в свою очередь, обязан ее предоставить (п. 12 Положения).

Получив сведения из системы, налоговики сличат количество БСО, зафиксированное системой, с количеством корешков или копий. После чего проверят, совпадает ли сумма по корешкам с суммой, указанной по дебету счета 50 (подробнее об этом читайте в статье «Как инспекторы должны проверять наличную выручку»).

Бухгалтерский и налоговый учет БСО

Проводки, которые следует создать при поступлении и списании БСО, а также способ налогового учета зависят от дальнейшей судьбы бланков. Здесь возможны два варианта. Первый подразумевает, что бланки будут использованы компанией или предпринимателем. При втором варианте существует вероятность, что часть незаполненных БСО может быть реализована.

Бланки, предназначенные для собственного использования

В подавляющем большинстве случаев организации и предприниматели приобретают и создают БСО исключительно для того, чтобы использовать при расчетах с клиентами. В такой ситуации стоимость «типографских» бланков можно сразу списать на счет 20 «Основное производство» или на счет 44 «Расходы на продажу». Если же бланки изготовлены своими силами, то расходные материалы (бумага, чернила и проч.), а также амортизация ОС (например, ККТ, печатающего бланки) также относится на счета 20 или 44.

Помимо этого, необходимо организовать учет бланков на забалансовом счете 006. Здесь БСО отражаются в условной оценке, к примеру, по закупочной стоимости или по сумме, затраченной на создание. Аналитический учет следует вести по видам бланков и по местам хранения.

В налоговом учете стоимость бланков можно включить в текущие расходы в момент приобретения или создания.

Бланки, предназначенные для перепродажи

Если в момент приобретения или создания БСО бухгалтер не уверен, будут бланки использованы или проданы, то отразить их лучше на счете 10 «Материалы».

Потом, в случае реализации бланков, их следует сначала перевести на счет 41 «Товары», а затем отразить продажу проводками:

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 91 – выручка от реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 68 – НДС, начисленный при реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 41 – закупочная стоимость (либо стоимость создания) реализованных БСО

Помимо этого, нужно вести учет на забалансовом счете 006 по видам бланков и по местам хранения.

В налоговом учете стоимость реализованных бланков строгой отчетности следует списать на расходы в момент продажи.

* Название закона — «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Смотрите еще:

  • Развод с аукционом Рассел Кроу отметил развод аукционом Рассел Кроу провел распродажу личных вещей из своего австралийского дома 7 апреля 2018 года на аукционе Sothbey's. Торги под названием Art of Divorce он приурочил к собственному дню […]
  • Комментарии к тк рф коршунов Комментарии к тк рф коршунов Список использованных источников / Правовое регулирование нормирования труда Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) // «Российская газета» […]
  • Если не дали чек ккм Штраф за невыдачу кассового чека Обновление: 13 марта 2017 г. Законодательство РФ предусматривает ответственность в виде штрафа за невыдачу кассового чека (в т.ч. в 2017 году). Рассмотрим нормативные положения, […]
  • Федеральный закон о полиции 2011гВ Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. N 340-ФЗ "О внесении изменений в статью 54 Федерального закона "О полиции" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. N 340-ФЗ"О внесении изменений в […]
  • Гк рф 285 Статья 285 ГК РФ. Изъятие земельного участка, используемого с нарушением законодательства Российской Федерации Новая редакция Ст. 285 ГК РФ Земельный участок может быть изъят у собственника, если использование участка […]
  • Купить земельный участок в горном щите екатеринбург Земельные участки в Горном Щите Схемы расположения земельных участков Вданном разделе Вы можете подробнее ознакомиться с любым участком представленным на схеме. Для увеличения схемы достаточно кликнуть на нее. […]