Как правильно вести учет автотранспорта

Содержание:

Как правильно вести учет автотранспорта

Конфигурация «Контроль и учет автотранспорта» — предназначена для комплексной автоматизации учета транспорта в автотранспортных предприятиях, организациях, которые имеют автопарки, а также и для частных лиц, имеющих личные авто и желающих вести полный контроль расходов и ремонтов по ним.

Программа контроля и учет автотранспорта позволит контролировать работу, эксплуатацию транспорта, а также затраты денежных средств, благодаря таким возможностям, как учет ТС, их документов, технических характеристик, контроль своевременной выписки страховых полисов, а также прохождение техосмотров. Возможность ведения базы водителей с привязкой к транспортному средству, ведение истории ДТП, ремонтных работ по каждому ТС. Получение отчетов по всем данным. Конфигурация легко и быстро настраивается под конкретные требования заказчика.

Основные функции:

  • Ведение базы транспортных средств

Справочник всех ТС с подробной информацией по ним. Учет комплектации ТС, контроль окончания сроков действия документов на автотранспорт.

Учет страховых полисов ТС

Контроль своевременной выписки страховых полисов ОСАГО и КАСКО.

Учет ремонтов ТС

Планирование технического обслуживания транспортного средства. Учет и контроль ремонтных работ, как в собственной ремонтной зоне, так и в автосервисах.

Ведение истории ДТП

Учет дорожно-транспортных происшествий, учет и контроль ремонтов после ДТП.

Учет расходов по каждому ТС

Фиксирование и контроль всех расходов на автозапчасти, инструменты, бензин и прочее.

Учет контактных данных водителей, оформление и учет договоров найма и передачи автомобилей, контроль сроков действия документов – медицинские справки, водительские удостоверения.

  • Подготовка разнообразных аналитических отчетов по всем данным
  • Минимизация ошибок ввода, уменьшение времени на обработку заявки
  • Возможность импорта и экспорта данных
  • Ведение базы транспортных средств

    Техническое обслуживание транспортных средств, учет ремонтных работ

    Учет страховых полисов ОСАГО и КАСКО

    Учет дорожно-транспортных происшествий

    Учет расходов по каждому ТС

    Учет расходов инструментов

    Установка конфигурации

    Для установки и запуска необходимо:

    1. Скачать и установить программу «Учет клиентов» (если еще не установлена)
    2. Откопировать файл конфигурации контроль и учет автотранспорта в папку с базами данных
    3. Запустить программу «Учет клиентов» и открыть данную БД, выбрав в меню «Файл» -> «Открыть базу данных. «

    Простой Софт

    Prostoysoft © 2007 – 2018

    Санкт-Петербург ул.Ворошилова, д.2, офис 104 БЦ «Охта»

    Как организовать учет ремонтов а/м на предприятии?

    Автомобиль – это очень сложный механизм, содержащий огромное количество систем и запчастей для них. Длительная эксплуатация транспортного средства приводит к тому, что детали ломаются или изнашиваются, так или иначе приходят в негодность.

    Вышедший из строя автомобиль нуждается в плановом или капитальном ремонте, замене отдельных запчастей или целых систем. Отремонтированное ТС снова вводится в эксплуатацию после прохождения ТО.

    Когда компания владеет небольшим количеством ТС, вести учет ремонта а/м просто. Достаточно учитывать выданные детали для ремонта. Но если речь идет о крупном автопарке, то в любом случае будут проявляться некоторые недостатки в учете данных для бухгалтерии, а именно:

    – время на проведение планового ремонта увеличивается;
    – на покупку новых запасных частей возрастают затраты;
    – эффективность использования техники снижается.

    Если не изменить подход к учету ремонтов и не организовать строгий контроль оборота запчастей, не проанализировать причины неисправностей ТС, то справиться с такой ситуацией будет достаточно сложно. Как же лучше поступить? Как сделать так, чтобы организация учета ремонтов работала? Что нужно сделать? Нам часто задают такие вопросы, поэтому предлагаем разобраться в подобной ситуации.

    К работе ремонтной службы, согласно установленным нормативам, не предъявляются особые требования. Поэтому транспортные компании вправе самостоятельно выбрать путь учета ремонта авто.

    Как правило, методика учета включает в себя ряд основных задач, таких как:

    – сформировать график техосмотра и контролировать его исполнение;
    – вести учет выданных деталей для каждого автомобиля;
    – учитывать время, требуемое для проведения ремонта;
    – контролировать пробег шин и своевременно производить замену изношенных.

    Используя такой подход, вы сможете справиться с ведением бухгалтерского учета, но не решите проблемы ремонтной службы. В этом и заключается основной пробел такого подхода. Чтобы наладить учет ремонта ТС, необходимо, как мы считаем, сделать следующее:

    – сформировать и четко контролировать график ТО;
    – анализировать возникающие в процессе использования авто поломки;
    – учитывать общее время простоя каждой машины;
    – учитывать время ремонта по факту;
    – контролировать наработку часов оборудования техники;
    – отслеживать пробег в часах запчастей, начиная с момента установки, заканчивая ее заменой;
    – анализировать каждый случай преждевременной поломки АКБ;
    – анализировать причины преждевременного износа шин;
    – вести точный бухгалтерский учет списаний и выдачи запасных частей;
    – рассчитать коэффициент технической готовности автопарка в целом.

    Чтобы такой подход был действенным и принес свои плоды, следует позаботиться о разработке внутреннего регламента компании, содержащего следующие пункты:

    – точный перечень правил учета ремонтов;
    – действия сотрудников, ответственных за авто на момент поломки;
    – бланки документов, выписываемых для проведения ремонта (ремонтные листы, справки, акты и пр.) и правила их заполнения;
    – контроль отчетности.

    Чтобы исключить неточности в ремонте и ТО, следует правильно заполнять ремонтные листы, в которых прописывать всю необходимую информацию:

    – дату получения ремонтного листа (день, время);
    – данные об автомобиле;
    – причину неисправности транспортного средства;
    – дату начала ремонтных работ (день, время);
    – дату окончания ремонта (день, время);
    – перечень ремонтных работ;
    – запасные части и дополнительные материалы, используемые для ремонта;
    – дату закрытия ремонтного листа (день, время).

    С помощью полученных данных вы сможете узнать:

    – разницу по времени между простоем и ремонтом а/м;
    – причину простоя;
    – вести учет износа запасных частей.

    Модуль «Ремонты» ID20 создан специально для комплексной организации учета ремонтов в компаниях различной направленности. Благодаря хорошо продуманной концепции, его эффективность очень высока.

    Чтобы протестировать модуль «Ремонты» ID20 в вашей компании, просто пришлите нам запрос по почте [email protected], и мы предоставим вам бесплатный доступ к модулю для вашей организации на 30 дней!

    Учет автотранспорта в системе БЭСТ-5.

    БЭСТ-5. АВТОТРАНСПОРТ — первый релиз программы выпущен в 2007 году и сейчас успешно эксплуатируется на десятках предприятий различного профиля.

    Отраслевое решение зарегистрировано в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, Рег.номер 1574, приказ Минкомсвязи России №426 от 06.09.2016г.

    Предназначено для автотранспортных предприятий и организаций, в составе которых имеются транспортные подразделения, выполняющие перевозки собственным автотранспортом (грузовым, легковым, автобусным) с различными целями.

    БЭСТ-5.АВТОТРАНСПОРТпозволяет автоматизировать учет затрат на эксплуатацию автотранспорта, включая расход топлива, амортизацию транспортных средств и зарплату водителей, начисленную за транспортную работу.

    Интеграция с приложениями ИМУЩЕСТВО, СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ и ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА в составе системы БЭСТ-5 позволяет:

    • Вести учет автотранспорта в рамках общего учета основных средств;
    • Учитывать ГСМ, выданные водителям со складов предприятия;
    • Учитывать оплату труда водителей в рамках общего учета оплаты труда.

    Приложение АВТОТРАНСПОРТ решает следующие задачи:

    • Ведение картотеки подвижного состава: автомобилей и прицепов. Карточка подвижного состава имеет ссылку на инвентарные объекты картотеки основных средств из приложения ИМУЩЕСТВО;
    • Ведение картотеки водителей. Карточка водителей имеет ссылку на карточку сотрудника предприятия из приложения ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА;
    • Учет аккумуляторов и шин, установленных на транспортных средствах;
    • Формирование путевых листов;
    • Ведение регистра разнарядок;
    • Учет транспортной работы автомобиля по данным путевых листов с последующей передачей информации в приложение ИМУЩЕСТВО для расчета амортизации;
    • Ведение реестра допуска транспортных средств на ремонт;
    • Учет ТМЦ, списанных на ремонт автомобиля;
    • Учет работы водителей по данным путевых листов. Расчет оплаты водителей за выполнение транспортной работы. Передача информации об оплате в приложение ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА;
    • Учет ГСМ, выданных водителям со складов предприятия, взаимодействие с приложением СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ;
    • Учет заправки автомобилей на АЗС;
    • Учет заправки автомобилей с использованием топливных карт;
    • Списание ГСМ на эксплуатацию транспортных средств по фактическому расходу и с учетом норм;
    • Формирование проводок по движению ГСМ.

    Cтруктура приложения АВТОТРАНСПОРТ

    Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2018-2019 годах

    Понятие ГСМ

    К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

    Что такое путевой лист

    Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

    Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

    Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом в 2018 году.

    О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

    Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

    С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

    На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

    Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

    О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК».

    Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

    Учет расхода ГСМ в путевом листе

    Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

    Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

    Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

    Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

    Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

    Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

    Бухгалтерский учет ГСМ

    Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

    Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

    • по средней себестоимости;
    • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

    В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

    Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

    Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

    Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

    Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

    Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

    Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

    1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

    Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

    1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
    2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

    ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

    На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

    Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

    В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

    О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

    Пример списания ГСМ по путевым листам

    Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

    ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

    При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

    Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

    В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

    «Контроль и учёт транспорта»

    Мощный программный комплекс сочетающий в себе как функции всевозможного учёта транспорта, так и функции автоматического контроля и мониторинга транспорта в реальном времени.

    Возможности

    4 отраслевых решения

    Модульность

    Программный комплекс «Контроль и учёт транспорта» имеет модульную структуру и содержит следующие модули: путевые листы; тахография; ГЛОНАСС мониторинг; учёт агрегатов.

    Выгрузка в формате 1С

    В программе реализована возможность выгружать данные в формате 1С, что позволит экономить время.

    Контроль маршрутных заданий

    В программе предусмотрен автоматический контроль выполнения маршрутных заданий.

    Автоматические напоминания

    В нашем продукте реализована возможность автоматических напоминаний об окончании срока: техосмотров, медицинских справок, страховок и прочих документов.

    Работа с подразделениями

    Программа позволяет работать над отчётностью сразу нескольких организаций используя одну лицензию.

    Путевые листы

    Модуль «Путевые листы» позволит автоматизировать весь спектр задач по выписке, учёту и хранению путевых листов. Позволит вам вести и выписывать счета, вести учёт и контроль автотранспорных показателей, а также формировать отчёты.

    Учёт автотранспорта

    Для учёта автотранспортных средств используется многофункциональный справочник, который позволяет внести все необходимые параметры автотранспорта и использовать их в учёте.

    Программа отслеживает пробег автотранспорта, что позволяет заполнять остатки топлива и одометра в автоматическом режиме на основании данных предыдущего путевого листа при выписке нового. Также, в случаях корректировок задним числом программа в автоматическом режиме сделает перерасчёт пробега и топлива.

    Для автоматизации контроля за движением автотранспорта используется справочник маршрутов, куда заносятся маршруты движения автотранспорта. Имеется возможность контролировать следующие параметры: график движения; отклонение от маршрута; факты прибытия, либо неприбытия в пункты назначения; отклонения по времени прибытия, простоя или отправления (значения всех отклонений могут быть заданы пользователем и изменены в любой момент); нарушение скоростного режима и необоснованный перерасход топлива; факты несоответствия указанного водителем пробега с данными из модуля ГЛОНАСС-мониторинга и показаниями тахографа.

    Программный комплекс позволяет полностью автоматизировать процесс учёта топлива в автотранспортных средствах, а при необходимости вносить корректировки остатков.

    Учёт нескольких видов топлива на одном автомобиле: бензин, дизель и газ.

    Автоматический расчёт нормативного расхода топлива согласно распоряжению Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р:

    • автоматический переход на расчёт для зимнего времени года;
    • коэффициенты, применяемые для населенных пунктов с численностью от 250 тыс. до 3 млн. и выше человек;
    • коэффициент высоты дороги над уровнем моря;
    • коэффициент класса дороги;
    • коэффициент возраста и пробега автотранспорта;
    • коэффициент использования кондиционера;

    Встроенный справочник норм расхода топлива для автотранспорта, согласно распоряжения Минтранса РФ от 14 марта 2008 и Распоряжение Минтранса России от 14.05.2014 N НА-50-р, позволит облегчить работу и сделает её более удобной и быстрой.

    Учёт работы водителей

    Справочник водителей позволяет хранить всю необходимую информацией о водителях компании: ФИО, водительское удостоверение, стаж, класс и прочее. Есть возможность хранить данные об таких документах, как: диагностическая карта автотранспорта, ТО автотранспорта, медицинская справка водителя, страховка на автомобиль и прочее. Для документов чей срок подходит к концу, будут сделаны напоминая пользователю о скором их окончании, что исключит простои и задержки в работе вашей компании.

    Учёт агрегатов

    Справочник учёта агрегатов позволит вам следить за износом агрегатов и чётко представлять бюджет на содержание как всего парка автотранспорта, так и индивидуально для каждого ТС. Напоминания о скорой замене тех или иных агрегатов позволят вам избежать неожиданных неприятностей и более затратных ремонтов.

    Формирование отчётов

    Мы реализовали универсальную и наиболее полную систему отчётности, которая сможет дать вам полное представление о качестве и эффективности работы автотранспорта и водителей:

    • журнал учёта путевых листов;
    • оборот топлива по видам;
    • расход топлива по сотрудникам;
    • расход топлива по ТС;
    • карточка учёта работы ТС;
    • ведомость движения агрегатов;
    • ведомость ТЭП;
    • ведомость затрат автотранспорта;
    • оборотно-сальдовая ведомость по вывозу ТБО, ЖБО и т.д.;
    • отчёты об истечении сроков: техосмотров, страховок, сертификатов, карт водителей, медосмотров и прочих документов;
    • карточка учёта спецмашин.

    Документооборот

    Наш программный комплекс позволяет работать с несколькими видами путевых листов, а также формировать сопутствующие им бланки. Для легкового автотранспорта поддерживаются следующие виды путевых листов:

    • путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);
    • путевой лист специального автомобиля (форма № 3-спец);
    • путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма № ПЛ-1);
    • путевой лист учебного автомобиля (форма № 16).

    Для грузовых автомобилей:

    • путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С, форма № 4-П);
    • путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (№ ПГ-1);
    • путевой лист автобуса (форма № 6);
    • путевой лист строительной машины (форма № ЭСМ-2);
    • путевой лист трактора (форма № 412-АПК).
    • товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т);
    • журнал учёта договоров и заявок;
    • журнал учёта актов вывоза ТБО, ЖБО и т.д.;
    • счета на оплату за вывоз ТБО, ЖБО и т.д..

    ГЛОНАСС-мониторинг

    Модуль «ГЛОНАСС-мониторинг» позволит вам в режиме реального времени получать исчерпывающую информацию о каждом транспортном средстве вашей компании. Вы будете точно знать: где ваш водитель в данный момент времени, с какой скоростью он едет, где останавливался и т.д.

    Контроль местоположения в реальном времени

    Вы сможете в реальном времени отслеживать текущее местоположение вашего транспортного средства, а также маршрут движения и историю маршрута движения за необходимый отрезок времени. Это позволит выявить факты нецелевого использования транспорта и сократить расходы на обслуживании транспортного средства и ГСМ.

    Контроль скорости и пробега

    Скорость транспортного средства и его пробег отслеживается и контролируется системой в режиме онлайн. Любое отклонение от скоростного режима будет зафиксировано и отражено в таблице — «Нарушения скоростного режима», а также визуализировано на карте. Система подсвечивает маршрут на карте согласно скорости автомобиля на данном участке, если скорость в пределах нормы — зелёным, нарушение скоростного режима — от жёлтого до красного, в зависимости от величины превышения.

    Контроль уровня и расхода топлива

    У вас будет полная информация о объёме, месте и времени заправок, а также появится возможность контролировать факты слива топлива, что по статистике позволяет сократить, в среднем, до 20% расходов на ГСМ.

    Формирование отчётов

    Система позволяет формировать ряд отчётов и ведомостей, а именно: отчёт о местах стоянок транспортного средства, отчёт о пробеге транспортного средства за определённый период, отчёт о расходе ГСМ, ведомость несанкционированных стоянок, отчёт об отклонениях пробега автомобилей, ведомость учёта времени работы водителей согласно требованиям ГИТ.

    Тахография

    Модуль «Тахография» позволит вам загружать и хранить данные с тахографов, а также производить автоматический анализ этих данных. Вам всегда будет доступна максимально полная информация по вашему автопарку и качеству работы водителей.

    Работа с данными тахографов

    Законом регламентирована выгрузка данных из цифрового тахографа не более чем раз в 90 дней и последующее хранение на протяжении не менее 2-х лет. Наша система полностью отвечает требованиям законодательства, что позволяет ей осуществлять загрузку, расшифровку и хранение данных тахографа. Данные автоматически заносятся в базу данных и сразу доступны для ознакомления в виде журналов: журнал активность водителя, журнал нарушений скоростного режима, журнал событий работы тахографа, журнал учёта сервисного обслуживания и калибровок тахографа.

    Работа с данными карт водителя

    Данные с карт водителей должны загружаться каждые 28 дней и храниться в течении одного года, а также быть доступными для проверки на протяжении всего срока хранения, в соответствии с Приказом Минтранса РФ № 36 от 13.02.2013. Данные условия полностью удовлетворяются нашим ПО в полном объёме. Вам будет доступен справочник карт водителей с исчерпывающей информацией, представленной в виде таблицы и полной расшифровкой работы водителя по дням, где указано когда водитель отдыхал, работал или управлял транспортом.

    Отчётность

    Наше ПО позволяет генерировать разнообразные отчёты:

    • нарушение режима труда и отдыха;
    • работа водителя;
    • работа транспортного средства;
    • управление транспортным средством без карты водителя;
    • график импорта данных с карт водителей;
    • табель учёта времени по тахографу.

    Программное обеспечение Тахоспец

    Тахоспец — это программа для хранения и комплексной обработки данных с карт водителей, цифровых и аналоговых тахографов, позволяющая контролировать режим труда и отдыха водителей по законодательству РФ и Европейским нормам. Программой пользуются контролирующие органы РФ и транспортные предприятия.

    Программное обеспечение Тахоспец

    Программа Тахоспец — это модульное программное обеспечение, как для транспортных компаний, осуществляющих внутрироссийские и международные автоперевозки, так и для органов контроля Управлений государственного автодорожного надзора и ГИБДД.

    Тахоспец — удобная и функциональная программа для хранения и обработки полученных данных из тахографа, а также контроля работы водителя. Тахоспец позволяет создавать большое количество различных информативных отчетов, облегчающих работу сотрудников автопарков.

    Пользуясь программой Тахоспец вы:

    • выполняете требования Европейского законодательства (ЕСТР), а также Приказа Минтранса Российской Федерации № 15 «Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей»
    • получаете 100% точный и достоверный анализ рабочего времени водителей
    • экономите время при обработке данных с тахографа
    • защищаете себя от штрафов за нарушения режима труда и отдыха
    • создаете наглядные отчеты о выполнении режима труда и отдыха водителем (время, график и др. показатели)
    • обладаете эффективным инструментом для управления автопарком – программа позволяет формировать отчеты, в частности: о пробеге транспортного средства, о калибровке, о корректной работе тахографа

    ПО Тахоспец в России используют в работе контролирующие органы: ГИБДД во Владимирской области, УГАДН в Нижегородской области, УГАДН по Приморскому краю и УМВД по Пензенской области.

    Удобство и вместе с тем функциональность ПО Тахоспец была подтверждена Департаментом тахографии при Национальной ассоциации предприятий автомобильного и городского пассажирского транспорта при поддержке компании «Лэда-СЛ». В результате тестирования программного обеспечения для выгрузки и обработки данных с тахографов и карт тахографа различных производителей, ПО Тахоспец признано самым функциональным.

    Учет расходов на автотранспорт

    Организация приобретает для хозяйственных нужд автотранспорт. Расскажите, пожалуйста, как правильно вести бухгалтерский и налоговый учет, какие необходимы документы для списания ГСМ, бензина, расходов на ремонт (чеки, путевые листы)? Можно ли составлять путевой лист с периодичностью 1 раз в неделю? Нужно ли производить ежедневный медицинский осмотр?Опубликовано в журнале «Бухгалтерские вести» №37 от 11 октября 2011

    Отвечает Ирина Сидорова, финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

    Основные расходы организации на содержание служебного автотранспорта:

    • материальные (топливо, смазочные материалы);

    Для целей бухгалтерского учета расходы на приобретение топлива и смазочных материалов для служебного автотранспорта относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

    Оплата поставщикам топлива может производиться наличным и безналичным путем. Приобретение топлива водителями за счет подотчетных средств требует оформления авансового отчета.

    Топливо и смазочные материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости по дебету счета 10 «Материалы» (субсчет 10–3 «Топливо») в корреспонденции со счетами учета расчетов (счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.).

    Топливо и смазочные материалы списываются на производственные и управленческие нужды на основании первичных расходных документов (ведомостей учета выдачи нефтепродуктов, требований, накладных, путевых листов и т. д.) и отражается по кредиту счета 10 «Материалы» (субсчет 3) в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство (20, 23, 25, 26, 44).

    Приведем типовые бухгалтерские проводки по операциям на содержание служебного автотранспорта:

    Дт10-3 — Кт60 — Отражена стоимость приобретенных ГСМ согласно расчетным документам поставщика (без учета НДС)

    Дт19-3 — Кт60 — Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком ГСМ

    Дт60 — Кт51 — Произведена оплата поставщику

    Дт68-1- Кт19.3 — Предъявлена к вычету сумма НДС, уплаченная по принятому к учету топливу

    Дт20, 26, 44 — Кт10-3 — Списано топливо на производственные или управленческие нужды согласно данным путевых листов

    Расходы на топливо для автотранспортных средств включаются в состав материальных затрат в расходах по обычным видам деятельности в пределах норм, утверждаемых Минтрансом России, что указывается в учетной политике организации. Об этом говорится в Приказе Минтранса РФ от 24.06.03 №153 «Об утверждении Инструкции по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте». Нормы расхода топлива установлены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.08 №АМ-23-р.

    Контроль за расходованием топлива следует вести в путевых листах, унифицированные формы которых установлены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78 (форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля», форма №4-С «Путевой лист грузового автомобиля», форма №6 «Путевой лист автобуса» и т. д.). Этот же документ является основанием для списания использованного топлива в расходы. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа Минтранса РФ от 18.09.08 №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»). Минфин РФ признает, что путевой лист может выписываться не ежедневно, а «с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода» (Письмо от 16.03.06 №03-03-04/ 2/77). В Письме Минфина РФ от 25.08.09 №03-03-06/2/161 чиновники разрешили организациям самостоятельно разрабатывать путевые листы, являющиеся документами, подтверждающими расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Главное условие — наличие в документе обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.08 №152.

    Для целей налогового учета затраты на ГСМ могут учитываться при условии, что они экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение прибыли (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

    Для целей налогообложения налогом на прибыль затраты на приобретение ГСМ и содержание служебного автотранспорта учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    При этом хотя Налоговым кодеком не определено нормирование указанных расходов, финансисты требуют включать состав расходов сумма затрат на топливо для служебных поездок в пределах норм расхода, установленных Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.08 №АМ-23-р. Если Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей автомобильной техники, то руководитель организации может ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе – методике (Письмо Минфина РФ от 10.06.11 №03-03-06/4/67).

    Начисление компенсаций за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок отражается в учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    Что касается медицинского осмотра водителей, то его следует организовывать всем предприятиям и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим транспортные средства.

    Согласно ст. 213 Трудового кодекса РФ работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят за счет средств работодателя обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

    Согласно ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 №196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» работодатели обязаны организовывать и проводить с привлечением работников органов здравоохранения предрейсовые медицинские осмотры водителей.

    Осмотр проводится на основе Методических рекомендаций по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителей, определенных Письме Минздрава России от 21.08.03 №2510/9468-03-32.

    Смотрите еще:

    • Журнал юрист рб Вход в личный кабинет Ошибка авотризации Каталог изданий Книги Подписка Новости Акции Рекламодателям О компании Контакты Журнал «Юрисконсульт» - это: глубокие аналитические материалы, ценный опыт […]
    • Юрист сазонова Адвокатский Кабинет Сазоновой Натальи Александровны Адвокат Сазонова Наталья Александровна оказывает юридическую помощь в г.Тюмень уже более 9 лет. Статус адвоката приобрела в 2004 году. На нашем счету более 300 […]
    • Бесплатные занятия английским языком для детей Изучаем английский Слушай и повторяй. Постарайся запомнить, как звучат и пишутся представленные слова. Прочитай, послушай и найди ответ Прочитай или прослушай слова и найди для каждого из них подходящую […]
    • Юрист реорганизация Юрист реорганизация Быстро и по лояльным ценам мы поможем Вам провести процесс реорганизации юридического лица: от подготовки документов до полного сопровождения процесса. Законодательством РБ предусмотрено пять видов […]
    • Может ли договор найма жилого помещения быть безвозмездным Договор безвозмездного пользования жилым помещением В соответствии с условиями договора безвозмездного пользования жилым помещением одна сторона (ссудодатель) обязуется передать другой стороне (ссудополучателю) жилое […]
    • Юрист на железной дороге Юридическое сопровождение железнодорожных перевозок Мы оказываем правовые услуги перевозчикам грузоотправителям/грузополучателям операторам подвижного состава экспедиторам ветвевладельцам […]