Документальное оформление поступления товаров на складе

Документальное оформление поступления товара

Соблюдение правил документооборота при поступлении товара в организацию сделает общение с налоговым инспектором спокойным и приятным.

Все хозяйственные операции, связанные с движением товара, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет организации. Такое требование содержит п. 1, ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ) .

Документальное оформление поступления товара осуществляется в соответствии с подпд. 2.1 п. 2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организации торговли, в соответствии с утвержденным Письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 01.07.96 № 1-794/32-5 («МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЧЕТУ И ОФОРМЛЕНИЮ ОПЕРАЦИЙ ПРИЕМА, ХРАНЕНИЯ И ОТПУСКА ТОВАРОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ТОРГОВЛИ») .

Движение товара от поставщика к заказчику оформляется товаросопроводительными документами, такими как накладная, товарно-транспортная накладная, железнодорожная накладная, а также счетом или счетом–фактурой, в соответствии с условием поставки товара и правилами перевозки грузов.

При продаже (отпуске) товара со склада поставщика, должны использоваться первичные документы, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132) . Одним из основных документов является товарная накладная по форме №ТОРГ-12 («АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ») . В соответствии с указаниями по применению и оформлению этой формы она применяется для оформления продажи (отпуске) товарно-материальных ценностей сторонней организаций.

Накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и служит основанием, для обоснованного списания товара. Второй экземпляр направляется в организацию, принимающую товарно-материальные ценности, и служит, для экономически обоснованного оприходования товара.

Накладная может выступать как расходным, так и приходным товарным документом. Накладная выписывается материально-ответственным лицом при оформлении отпуска товара со склада, и при принятии товаров в организации.

Товар, который получает не материально-ответственное лицо организации, отпускается только по доверенности, которая подтверждает право на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получение по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Минфином СССР от 14.01.67 №17 (Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 N 17) .

Любое внутреннее перемещение товара между складами или со склада в магазин так же сопровождается накладной, но уже по форме №ТОРГ–13 («АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ») , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132.

Накладная должна содержать обязательные реквизиты, такие как:

• номер и дата выписки накладной;

• наименование поставщика и покупателя (склада);

• наименование и краткое описание товара;

• количество (в единицах) товара;

• цена и общая сумма товара с учетом налога на добавленную стоимость.

При закупке товара или его приемке тому, кто принимает товар необходимо проследить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар. Далее необходимо проверить фактическое наличие товара и его качество.

В случае наличия несоответствия фактического товара или отклонений по его качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (код по ОКУД 0903001), который является основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально-ответственные лица организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или при его отсутствии).

Для подтверждения поступления товара на склад материально-ответственному лицу следует, поставить свою подпись и печать организации на сопроводительных документах от поставщика.

При поступлении товара на склад организации оформляется приходный ордер №М-4, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 №71а (Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а) , согласно п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.01 №119н (Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н) .

Обязательные реквизиты у приходного ордера такие же, как и у накладной.

Есть и второй вариант оприходования поступившего товара, это наложение штампа на сопроводительные документы (счете, накладной и т. п.). Оттиск штампа должен содержать те же реквизиты, что и приходный ордер.

Если при поступлении товара отсутствует, какой либо первичный документ, то это приравнивается к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объекта налогообложения (п. 3 ст. 120 Налогового кодекса РФ (Статья 120 НК РФ) ). По этой норме Кодекса штраф составляет от 5000 до 15 000 рублей. А если при этом занижена налоговая база, то размер санкций равняется 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. А связано это с тем, что налоговый учет строится на основе первичных документов бухгалтерского учета (ст. 313 НК РФ (Статья 313 НК РФ) ).

В статье использованы документы:

• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.98 №146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.98). (Статья 1 НК РФ)

• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.00 №117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.00). (Статья 143 НК РФ)

• Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.96). В ред. от 03.11.06. (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ)

• «Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» (утв. Письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5) («МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЧЕТУ И ОФОРМЛЕНИЮ ОПЕРАЦИЙ ПРИЕМА, ХРАНЕНИЯ И ОТПУСКА ТОВАРОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ТОРГОВЛИ») .

• Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132) .

• Инструкция Минфина СССР от 14.01.67 №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 N 17) .

• Постановление Госкомстата РФ от 30.10.97 №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». В ред. от 21.01.03 (Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а) .

• Приказ Минфина РФ от 28.12.01 №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов». В ред. от 23.04.02 (Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н) .

Екатерина Травкина, ООО «Аудиторская консалтинговая компания «Ветар»

2.1. Документальное оформление поступления товаров.

В организации торговли товары поступают главным образом от поставщиков. Движение товаров от поставщика к покупателю оформляется сопроводительными документами, предусмотренными договорами поставки и правилами перевозки грузов. Основными сопроводительными документами, которые выписывают поставщики, являются товарно-транспортная накладная, товарная накладная (форма N ТОРГ-12) и счет-фактура (на сумму НДС, относящегося к товарам).

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом.

При доставке товаров от иногородних поставщиков транспортные организации выписывают при следовании груза по железной дороге — железнодорожную накладную, а водным путем — коносамент.

2.2. Приемка товаров от транспортной организации.

Для получения товаров от транспортной организации материально ответственному лицу кроме доверенности выдается грузовая квитанция. Предъявив указанные документы и паспорт представителям транспортной организации, материально ответственное лицо получает от них соответствующие сопроводительные документы.

В случае установления при приемке товаров каких-либо нарушений, порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест сопроводительным документам и т.п. получатель должен потребовать от транспортной организации обязательную проверку количества мест или массы груза. Если будут установлены факты недостачи или порчи груза, составляется коммерческий акт.

2.3. Приемка товаров на складе поставщика

Приемка товаров на складе поставщика проводится путем проверки соответствия количества и качества товаров данным сопроводительных документов.

Если товары находятся в ненарушенной таре, их приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товаров в таре не проводится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе. Прием (сдача) товаров оформляется подписями лиц, получивших и сдавших ценности.

2.4. Приемка товаров на складе покупателя

Порядок приемки товаров на складе покупателя во многом зависит от того, поступают ли ценности в таре или без нее.

В первом случае товары принимают по массе нетто или количеству товарных единиц, а во втором случае — по количеству мест и массе брутто (приемка товаров по качеству и комплектности осуществляется в момент вскрытия тары).

В случае несоответствия фактического наличия товаров данным сопроводительных документов или отклонений от качества, установленного в договоре, должен составляться акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (отечественных — форма N ТОРГ-2, импортных — форма N ТОРГ-3). В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой входят представители поставщика и покупателя (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика).

При поступлении от поставщиков товаров без сопроводительных документов составляется акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4).

При поступлении от поставщиков тары, включенной в цену товара, составляется акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма N ТОРГ-5).

Бухгалтерский учет

Книга — Бухгалтерский учет

16.1.2. Документальное оформление и учёт поступления товаров.

16.1.2. Документальное оформление и учёт поступления товаров.

Для обеспечения учета товаров большое значение имеет правильное документирование их поступления и приемки. Порядок приемки товаров и документальное оформление зависят:

· от места приемки: на складе перевозчика, складе поставщика, складе получателя;

· от способа доставки: централизованный завоз, самовывоз;

· от вида транспорта: железнодорожный, автомобильный и др.;

· от состояния тарных мест: опломбированная, открытая тара;

· от способа приемки: приемка по количеству мест и товарных единиц, приемка по комплектности и качеству.

Поставщик на отпускаемые товары оформляет товарные документы (товарно-транспортную или товарную накладную, спецификации и др.); документы, удостоверяющие качество и безопасность товаров (сертификаты качества и безопасности).

Товарно-транспортная накладная (ф.ТТН-1) выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах при отгрузке товаров автомобильным транспортом. Товарная накладная ( ф.ТН-2) оформляется грузоотправителем в двух экземплярах при отпуске товаров нарочным.

При поступлении товаров от поставщиков-нерезидентов Республики Беларусь заключается контракт на поставку. Основанием для ведения учета приобретенных по импорту товаров являются товаросопроводительные документы поставщиков, а также грузовые таможенные (статистические) декларации, оформленные покупателем. Поступившие по импорту товары приходуются и отражаются в бухгалтерском учете в рублевом эквиваленте путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату принятия их к учету.

Документальное оформление поставки товаров по железной дороге . Поставщик выписывает на имя покупателя товарную накладную ( ф.ТН-2) в двух экземплярах. Железнодорожная накладная сопровождает груз в пути следования и выдается получателю на станции назначения. Товарную накладную и документы, удостоверяющие качество и безопасность товаров, поставщик пересылает покупателю. В бухгалтерии торговой организации полученные документы регистрируют в журнале учета получаемых от поставщиков документов и контроля поступающих грузов.

Товарная контора железной дороги сообщает торговой организации о прибытии груза на станцию. Экспедитор торговой организации предъявляет доверенность на получение товарно-материальных ценностей и получает в обмен на доверенность железнодорожную накладную, по которой принимается груз. Грузы, прибывшие в исправных опломбированных вагонах или контейнерах станция железной дороги выдает получателю без его проверки, о чем производит отметку в железнодорожной накладной.

После вскрытия вагона экспедитор торговой организации проверяет целостность упаковки, соответствие качества товаров по маркировке данным упаковочных ярлыков и принимает груз по количеству мест или массе.

В случае обнаружения повреждения вагонов, целостности пломб, а также недостачи, порчи груза по вине железной дороги назначается комиссия с участием представителя железной дороги. Комиссия составляет коммерческий акт. В железнодорожной накладной ставится отметка о составлении коммерческого акта. На основании коммерческого акта на сумму недостачи или порчи перевозчику предъявляется претензия по отпускным ценам поставщика с налогом на добавленную стоимость.

Приемка товаров по количеству и качеству производится на складе оптовой торговой организации. Доставленные экспедитором на склад оптовой организации товары от поставщиков заведующий складом в присутствии экспедитора принимает по количеству, ассортименту и качеству в сроки и в порядке установленными Положением о приемке товаров сроки.

В случае выявления расхождений фактического количества и качества поступивших товаров с данными сопроводительных документов поставщика для дальнейшей приемки создается комиссия. В состав комиссии входят представители покупателя, поставщика или незаинтересованной стороны и материально ответственное лицо, принимающее груз (в соответствии с договором).

По результатам приемки товаров по количеству и качеству на выявленные расхождения комиссия составляет акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей. Акт утверждается руководителем юридического лица, осуществлявшего приемку товара. К акту прилагаются копии сопроводительных документов, упаковочные ярлыки, квитанции места назначения о проверке товара, пломбы от грузовых мест (в которых обнаружена недостача), акт отбора проб и другие сведения, подтверждающие причины возникновения недостачи и порчи.

При предварительной оплате на основании акта приемки товаров оптовая торговая организация предъявляет претензию поставщику. При расчетах по факту поставки поставщику оплачиваются только фактически поступившие товары и заявляется частичный отказ от оплаты на сумму выявленных расхождений.

Поступление товаров от поставщиков на оптовые склады торговой организации автомобильным транспортом оформляется выпиской товарно-транспортной накладной (ф.ТТН-1). К товарно-транспортной накладной прилагаются документы, удостоверяющие качество и безопасность товаров. Заведующий складом поступившие в опломбированной таре товары принимает от представителя поставщика по количеству мест или массе, сверяя фактическое наличие с данными первичных документов. При отсутствии расхождений заведующий складом расписывается в получении груза в двух экземплярах товарно-транспортной накладной, подтверждает время начала и окончания разгрузки товаров и заверяет свою подпись штампом склада.

Приемку товаров, поступивших в открытой и поврежденной таре, заведующий складом производит по количеству и качеству в присутствии представителя поставщика. При установлении расхождений с данными документов поставщика комиссия составляет акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей.

Доставку товаров от поставщика самовывозом торговые организации производят собственным или привлеченным транспортом. Представитель торговой организации (экспедитор) по доверенности получает товары на складе поставщика под роспись в товаросопроводительных документах поставщика. При выявлении недостач при приемке на складе торговой организации материальную ответственность несет экспедитор.

Поступление товаров на оптовый склад отражается по дебету счета41 «Товары», субсчет 1«Товары на складах» и кредиту счетов:

· 41«Товары», субсчет 1 «Товары на складах» – на внутренний отпуск товаров; при взаимозачете в установленном порядке излишков и недостач товаров, выявленных на складе;

· 42 «Торговая наценка» – на сумму предоставленной поставщиком торговой скидки на товары с максимальными розничными ценами;

· 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму поступивших от поставщиков товаров по отпускным ценам без налога на добавленную стоимость;

· 68 «Расчеты по налогам и сборам» – включены в цену импортируемых товаров акциз и таможенная пошлина;

· 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчет 7 «Прочие доходы по текущей деятельности» – учтена разница от дооценки товаров; оприходованы излишки товаров и тары, выявленные при инвентаризации.

Налог на добавленную стоимость при поступлении товаров в учете отражается по дебету счета 18 « Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Налог на добавленную стоимость, начисленный при импорте товаров, отражается по дебету счета 18 « Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам) и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Тара учитывается на счете 41 «Товары», субсчет 3 «Тара под товаром и порожняя».

На склад оптовой торговой организации заведующим складом приходуются фактически поступившие товары и тара по учетным ценам. При приемке товаров может быть выявлена недостача товаров и тары. Недостачи сверх установленных норм потерь при транспортировке возникают по вине транспортной организации, поставщика или экспедитора.

Выявленные при приемке от поставщика недостачи и потери товаров в пределах установленных норм при транспортировке или по вине экспедитора оптовой торговой организации отражаются по ценам их приобретения без налога на добавленную стоимость по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Недостачи и потери товаров при транспортировке в пределах установленных норм являются расходами оптовой торговой организации. Они списываются в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – по отпускным ценам поставщика без налога на добавленную стоимость.

Недостачи и потери товаров, возникшие при их транспортировке и взыскиваемые с виновных лиц, списываются в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – по отпускным ценам поставщика без налога на добавленную стоимость. Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц и балансовой стоимостью недостающих ценностей, относится в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредит счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчет 7 «Прочие доходы по текущей деятельности».

Недостача, признанная поставщиком или перевозчиком, списывается в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 3 «Расчеты по претензиям» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – по покупным ценам с налогом на добавленную стоимость. Основанием для предъявления претензии является коммерческий акт или акт приемки товаров по количеству и качеству.

Учет на предприятиях торговли и ресторанного хозяйства: Учеб. пособие. / Л.В. Нападовская, А.В. Алексеева, О.А. Бакурова. О.Г. Веренич. Ш. Морозова, А.П. Шаповалова, В.М. Горностаева; и общ. ред. Л.В. Нападовской. — К.: Киев. над. торг.-экон. ун-т, 2006.

2.1. Документальное оформление поступления и оприходования товаров и тары

Процесса документирования поступления товаров предшествует заключение договора на закупку товаров.

Торговые сделки по приобретению товаров осуществляются согласно договорам купли-продажи, поставки, мены, комиссии, поручения.

Заключение коммерческой сделки является функциональной обязанностью менеджера. Вместе с тем, содержание хозяйственного договора имеет важное значение для правильного учета операций, связанных с приобретением товаров. В частности, персонал бухгалтерии использует следующие данные:

условия поставки и перехода права собственности и рисков на товар;

форма и порядок расчетов

порядок возмещения расходов на транспортировку и страхование

имущественная ответственность сторон договора.

Документирование поступления товаров и тары включает следующие составляющие:

документирования отпуска товаров со склада поставщика

документальное оформление доставки товаров на предприятие

оформление доверенности на получение товаров;

документальное оформление приема и оприходования товаров;

документальное оформление начисления (уплаты) налога на

добавленную стоимость в связи с приобретением товаров;

документальное оформление расчетов с поставщиками.

Рассмотрим подробнее сущность каждого из названных этапов документального оформление.

Документирование отпуска товаров со склада поставщика

Для документального оформления отпуска товаров со склада поставщика применяется накладная, которая может быть выписана на бланке типовой формы М-20 или в произвольной форме.

Первый экземпляр накладной, полученный от поставщика как сопроводительный документ, на оптовом предприятии является основанием для: сверки данных накладной результатам приемки товаров по ассортименту и количеству;

ведение складского учета поступления товаров после их оприходования, которое подтверждается подписью материально ответственного лица в накладной;

обоснование выполнения договорных обязательств и перехода права собственности на товар от поставщика к оптового предприятия, ведение бухгалтерией синтетического и аналитического учета поступления товаров и тары;

контроля за исполнением бюджета закупки товаров структурными подразделениями;

подтверждения валовых расходов по приобретению товаров и тары за исключением ситуаций, когда поставщику, который является плательщиком налога на прибыль на общих основаниях, сделана предоплата, в этом случае валовые расходы подтверждаются платежным документом.

В зависимости от ассортимента и порядка упаковки товаров отпуск товаров в натуральных показателях дополнительно подтверждается следующими документами:

упаковочными ярлыками, которые вкладываются поставщиком в каждое тарное место, где указываются название, сорт и количество товара, а также фамилию упаковщика; если оптовое предприятие имеет претензии к поставщику по разногласий при приемке товаров, оно должно придать акту соответствующие упаковочные ярлыки, поможет поставщику установить работника-упаковщика тарного места, где выявлена недостача;

отгрузочными спецификациями, которые составляются при отправке товаров, упакованных в тару различных размеров или разной массы, а также в контейнеры; в спецификации перечисляют каждое отдельное место с товаром и проставляется его массу брутто и массу тары.

Качественные характеристики товаров и соответствие товаров установленным нормам и стандартам свидетельствуют следующие документы: сертификаты качества, сертификаты соответствия ветеринарные свидетельства, заключения государственной санитарно-гигиенической (Эпидемиологической) экспертизы.

Документальное оформление доставки товаров на предприятие оптовой торговли

Способ доставки товаров и порядок возмещения транспортных расходов указывается в договоре, заключенном оптовым предприятием с поставщиком.

Документальное оформление перевозки товаров зависит от вида транспортного средства. Грузы могут доставляться железнодорожным, водным, воздушным и автомобильным видами транспорта.

Доставка товаров осуществляется по договору перевозки согласно которому перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю, а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату. При заключении договора на перевозку следует учесть, что предоставление услуг по перевозке грузов относится к видам предпринимательской деятельности, подлежащих лицензированию.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в состав перевозочных первичных документов входят: накладная;

дорожная ведомость и корешок дорожной ведомости; квитанция о приеме груза.

Накладная, оформленная на бланке установленной формы, сопровождает груз от станции отправления до станции назначения. В этом документе грузоотправитель приводит перечень товаров, отгруженных покупателю, с указанием их массы и количества мест. Важным реквизитом накладной является размер платы за услуги железной дороги.

Кроме накладной, груз сопровождает дорожная ведомость, корешок которой остается на станции отправления.

В подтверждение приема товаров к перевозке станция отправления выдает поставщику квитанцию о приеме груза.

Таким образом, названные документы подтверждающие предоставление железной услуг перевозки грузов.

При доставке товаров воздушным или летним транспортом сопроводительным документом является накладные соответствующих типовых форм, а морским транспортом — коносамент.

Наиболее распространенным способом доставки товаров непосредственно от поставщика, а также от станции (пристани) являются автомобильные перевозки. Функции перевозчика может выполнять грузоотправитель, специализированный перевозчик или оптовое предприятие.

Для документального оформления перевозки товаров автомобильным транспортом на территории Украины применяются следующие типовые формы документов:

путевой лист грузового автомобиля (форма № 2), товарно-транспортная накладная (Форма № 2-тн) талон заказчика (форма № I-ТЗ).

Путевой лист выписывает субъект предпринимательской деятельности, является перевозчиком.

Если оптовое предприятие самостоятельно доставляет товары собственным или арендованным транспортом, отдел логистики (транспортно-экспедиционный) должен оформить путевой лист грузового автомобиля в одном экземпляре. Этот документ выдается водителю при выезде автомобиля в рейс. Оформленный путевой лист содержит следующие данные: маршрут движения, время работы автомобиля, объемы грузовых перевозок, показания спидометра, объем расходования горючего. После транспортировки товаров до места назначения путевой лист передается в бухгалтерию.

Так, путевой лист грузового автомобиля используется по таким назначению:

подтверждающего выполнение водителем задания по перевозке груза;

служит основанием для списания горюче-смазочных материалов, использованных оптовым предприятием при перевозке товаров;

содержит данные для расчета заработной платы водителя. Согласно Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине к основным транспортных документов, кроме путевого листа, принадлежит товарно-транспортная накладная, которая выписывается грузоотправителем. Экземпляр товарно-транспортной накладной, предоставленный оптовому предприятию, является оправдательных документов по доставке товаров автомобильным транспортом. Бухгалтерия оптового предприятия использует данные товарно-транспортной накладной для обоснования отнесения транспортных расходов в первоначальную стоимость приобретенных товаров и подтверждения правомерности включения этих расходов в состав валовых расходов.

Если оптовое предприятие заключило договор перевозки на условиях использования автомобиля с почасовой форме оплаты транспортных услуг, перевозчик предоставляет заказчику талон установленной формы. В этом документе рассчитывается размер платы за предоставленные транспортные услуги, которую предстоит оптовому предприятию оплатить перевозчику.

Оформление доверенности на получение товаров

Сущность доверенностей определена Гражданским кодексом Украины, согласно которому доверенность — это письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Разновидностью такого документа является доверенность на получение ценностей.

Для получения товаров непосредственно от поставщика или перевозчика представитель оптового предприятия должен иметь доверенность, оформленную согласно Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16 мая 1996 г. № 99.

Использование доверенности в системе документооборота требует последовательного выполнение указанной ниже работы.

1. Утверждение руководством перечень должностей, занимая которую чиновник имеет право подписывать доверенность на получение ценностей.

2. Назначение (согласно распределению функциональных обязанностей) по персоналу бухгалтерии работника, на которого возлагается выписки и регистрация выданных, возвращенных и использованных доверенностей.

3. Ведение учета приобретения бланков доверенностей, особенность которых в одновременном учета как:

материальных ценностей в составе активов по дебету субсчета 209 «Прочие материалы «счета 20» Производственные запасы «по стоимости, которая состоит из расходов на их приобретение и доставку;

документов строгой отчетности с отражением на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». Передача приобретенных бланков доверенностей бухгалтеру оформляется расходной накладной. Аналитический учет ведется по местам хранения, нумерации, количеству и стоимости таких бланков.

4. Оформление и выдача доверенностей регламентирован следующими правилами:

доверенность на получение товаров выдается только должностным лицам, работают на данном предприятии; к выдаче доверенностей работники проходят инструктаж о порядке и сроках использования и отчетности об использовании доверенности или возврате неиспользованных доверенностей;

срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоз товаров, но не более чем на 10 дней в виде исключения, доверенность на получение товаров, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками, допускается выдавать на календарный месяц, а при лишении доверенного лица права на получение товаров по выданной ему доверенности, срок действия которого еще не истек, доверенность у такого лица изымается и аннулируется;

при оформлении доверенности бухгалтер заполняет все реквизиты, предусмотренные типовой форме, а незаполненные строки прочеркиваются.

Образец подписи доверенного лица заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера или лицами, которые на то уполномочены приказом руководителя, и заверяются печатью оптового предприятия, кроме того,

данные оформленной доверенности заносятся бухгалтером в журнале регистрации доверенностей типовой формы; листе журнала, который имеет контрольное значение, должны быть пронумерованы и прошиты и скреплены печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Доверенное лицо подтверждает получение доверенности своей подписью в журнале регистрации доверенностей.

5. Осуществление контроля за использованием доверенностей. Доверенное лицо обязано не позднее следующего дня после доставки полученных по доверенности товаров на оптовое предприятие подать в бухгалтерию накладную, подтверждающую эту операцию.

Бухгалтер проверяет соответствие данных накладной и доверенности (наименование поставщика, наименование и количество товаров) и делает отметку о использование доверенности в журнале, отмечая номер и дату накладной.

Использованные бланки доверенностей ежеквартально списываются по акту, который утверждает руководитель.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены в бухгалтерию не позднее следующий день после окончания срока их действия.

Бухгалтер гасит такую доверенность надписью «неиспользованная • Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов.

Лицам, которые не отчитались об использовании доверенностей или не вернули неиспользованные доверенности, новая доверенность не выдается

Таким образом, соблюдение правил оформления, выдачи и использования доверенностей имеет важное значение для сохранения товаров и предотвращения ущерба.

Документальное оформление приема и оприходования товаров

Поставщик обязан передать оптовому предприятию товары, отвечающие условиям договора об ассортименте, количестве, качестве, комплектности, упаковки и маркировки. В свою очередь, оптовое предприятие должно осуществить прием товаров в процессе которого проверяется соблюдение договорных условий и соответствие данным документов, сопровождающих груз.

Порядок приема и документального оформления поступления товаров зависит от: вида транспорта;

места приема грузов (на складе поставщика, от перевозчика, на складе оптового предприятия) характера и состояния упаковки.

Приемка товаров на складе поставщика целесообразно, если доставка их осуществляется транспортом получателя и необходимо на месте проверить качество товаров. В этом случае товары принимает экспедитор, водитель-экспедитор или другая должностное лицо оптового предприятия, наделен правом получать ценности согласно с Доверенностью.

На складе поставщика товары принимаются: а) по количеству мест и / или массой брутто, если товары находятся в неповрежденной таре (упаковке), в этом случае особенно тщательно следует проверить целостность упаковки и правильность маркировки, поскольку окончательная приемка по массе нетто, ассортиментом, комплектности и качеством проводимых на складе конечного покупателя; пометка в накладной о том, что товар принят без внутренней проверки удостоверяется подписями представителей поставщика и оптового предприятия, а претензию поставщику можно будет предъявить только тогда, когда упаковка не повреждена, но внутри тарных мест обнаружены расхождения с сопроводительными документами поставщика

б) по количеству товарных единиц в каждом тарном месте и / или массой нетто, если товары находятся в открытой или поврежденной таре или незатарени; одновременно проверяется комплектность, качество и правильность маркировки товаров. После приема в накладной проставляется номер и дата доверенности покупателя, подписи, подтверждающие, что представитель поставщика отпустил, а представитель оптового предпринимателя принял товары. С этого момента наступает материальная ответственность представителя покупателя за несохранность товаров.

Прием грузов от перевозчика имеет свои особенности. Наиболее распространенными в Украина есть железнодорожные и автомобильные перевозки. При приеме товаров от железной следует руководствоваться Правилами выдачи грузов. Станция назначения обязана уведомить оптовое предприятие о прибытии в его адрес груза не позднее 12-часов следующего дня. Товары выдаются получателю после внесения всех причитающихся железной дороге платежей. В зависимости от договорных отношений между грузоотправителем, железной и оптовым предприятием в состав таких платежей могут включаться провозная плата, дополнительные сборы за выполнение работ, связанных с перевозкой грузов, плата за пользование вагонами и контейнерами. Стоит отметить, что получатель оплачивает хранение товаров на станции назначения, если от даты прибытия прошло более 24 часов. Чтобы не допустить дополнительных расходов, оптовое предприятие должно своевременно оформить приемки товаров от железной дороги.

После предъявления доверенности на право получения товаров станции назначения представитель оптового предприятия должен выполнить следующую работу:

1) проверить сопроводительные документы, в частности, железнодорожную накладную, а именно:

правильность заполнения реквизитов;

соблюдение адреса доставки груза;

порядок загрузки товаров (грузоотправителем или

способ опломбирования груза;

порядок приема товаров к перевозке, то есть по количеству

мест или массе (стандартной условной, на основе обмера)

своевременность доставки груза;

2) установить условия хранения товаров при перевозке путем проверки:

технического состояния и целостности вагонов;

наличия и исправности пломб и запоров;

соответствии оттисков на пломбах и маркировки данным, указанным в железнодорожной накладной;

выявления указанных обстоятельств позволяет определить порядок дальнейшего приема товаров и возможность предъявления к железной соответствующих требований;

3) принять и документально оформить получение товаров от

Грузы, погруженные отправителем и прибывших в исправных вагонах, в контейнерах с неповрежденными пломбами отправителя, без признаков недостачи, порчи, выдаются без проверки их массы и состояния. Это подтверждается специальным штампом на обороте транспортного документа.

Если во время проверки условий хранения товаров при перевозке устанавливаются признаки хищения или порчи товаров, в частности, неисправные вагон и (или) контейнер, повреждены пломбы или пломбы не той станции, которая отправила груз, повреждена упаковка, соблюдены сроки и условия доставки товаров, дальнейшее приемки товаров осуществляется комиссией, в состав которой входят представители перевозчика и оптового предприятия.

Обстоятельства, которые могут быть основанием для материальной ответственности железной дороги грузоотправителя или грузополучателя, подтверждается коммерческим актом или актом общей формы.

Коммерческий акт (форма ГУ-22) составляется при обнаружении: поступления груза без документов;

несоответствия наименования груза, массы и количества мест, имеющихся в натуре данным, указанным в транспортных документах; порчи, повреждения груза.

Коммерческий акт составляется в трех экземплярах на бланке установленной формы. Оптовому предприятию выдается второй экземпляр акта, который является основанием для предъявления претензии железной дороге или грузоотправителю зависимости от характера и причин возникновения разногласий.

Другие нарушения при доставке товаров железнодорожным, в частности, потеря документов, приложенных грузоотправителем к накладной, оформляется актом общей формы (форма ГУ-23).

За фактически полученные товары представитель оптового предпри-ятия расписывается в дорожной ведомости, а представитель железной подтверждает передачу товаров своим подписью в накладной согласно которой осуществлялось их приема.

Окончательное приемки товаров по количеству и качеству осуществляется на складе оптового предприятия

Если товары поступили на оптовое предприятие незатарени или в открытой или поврежденной таре, материально ответственные лица принимают их по массе нетто или количеству товарных единиц в каждом тарном месте.

При поступлении товаров в неповрежденной таре, их принимают по количеству мест и / или брутто, а внутренняя проверка проводится конечного покупателя.

После приемки товаров по количеству проводится проверка качества согласно стандартам, техническим условиям, образцам, договоров и сопроводительных документов.

При отсутствии расхождений по количеству и качеству товаров, поступивших материально ответственное лицо ставит подпись и печать (штамп) оптового предприятия в накладной поставщика.

В отдельных случаях для документального оформления поступления товаров и тары состоит приемный акт. В частности, этот документ применяется в случаях:

когда товары поступают без сопроводительных документов поставщика (невидфактуровани поставки) или полученные товары принимаются на ответственное хранение, один из экземпляров приемного акта, составленного комиссией, направляется поставщику с требованием предоставить сопроводительные документы;

когда товары поступают по одним сопроводительным документом поставщика, но приходуются разными составами оптового предприятия; в таком случае материально ответственные лица составляют приемный акт по каждому складу.

Если при приемке товаров по количеству и качеству установлено несоответствие данным товарносупровидних документов, то для полного возмещения потерь важное значение имеет своевременное и правильное документальное оформление выявленных разногласий.

Комиссия с участием представителя поставщика, перевозчика или представителя незаинтересованной стороны (если поставщик дал на это согласие) составляет акт о установлены различия в количестве и / или качества товаров.

В акте обязательно указывается следующие данные: дату приема товаров и составление акта, состав комиссии, наименование поставщика и перевозчика, номер и дату накладной (ТТН) поставщика, сведения о товарах по документам поставщика и фактически приняты, сущность разногласий.

При утверждении акта руководитель принимает решение о порядке регулирования разногласий зависимости от характера и причин их обнаружения.

Убытки, причиненные оптовому предприятию вследствие недостатка, и / или порчи товаров, могут быть возмещены:

поставщиком по предъявленной претензии, если товары

были предварительно оплачены;

автотранспортным предприятием на основании претензии при условии,

что затраты товаров возникшие в процессе транспортировки по вине

должностными лицами оптового предприятия (экспедиторами,

водителями и т.п.), которые несут материальную ответственность за

ненадлежащее хранение товаров в соответствии с действующим законодательством.

О составлении акта делается отметка в сопроводительных документах поставщика. Оприходование товаров, фактически поступивших подтверждается приемным актом, который составляет материально ответственное лицо склада.

Таким образом, правильное и своевременное документальное оформление приема и оприходование товаров и тары является основанием для:

зачисление приобретенных товаров и тары в состав активов оптового

контроля за выполнением договорных обязательств по операциям

подтверждения валовых расходов по приобретению товаров и тары по дате

контроля исполнения бюджета закупки товаров.

Документальное оформление начисления (уплаты) налога на добавленную стоимость в связи ‘Связи с приобретением товаров

Оптовое предприятие имеет право уменьшить налоговые обязательства по налогу на добавленную стоимость на сумму налога, уплаченной или подлежащей уплате поставщику в связи с приобретением товаров, т.е. имеет право на налоговый кредит.

Основанием для включения в налоговый кредит расходов по уплате налога на НДС является налоговая накладная.

Как исключение из этого правила, основанием для начисления налогового кредита при поставке товаров за наличные или с расчетами карточками платежных систем в рамках предельной суммы, установленной

Национальным банком Украины для наличных расчетов, является товарный чек, другой платежный или расчетный документ с определением общей суммы платежа, суммы НДС и налогового номера поставщика.

Основанием для начисления налогового кредита без получения налоговой накладной также кассовые чеки, содержащие сумму поставленных товаров, общую сумму начисленного НДС, фискальный номер. При этом общая сумма поставленных товаров не может превышать 200 грн / день (без учета НДС).

Бухгалтерия оптового предприятия проверяет соответствие налоговой накладной или документа, который его заменяет, требованиям Закона Украины «О налоге на добавленную стоимость «и записывает их в реестр полученных и выданных налоговых накладных установленной формы.

Документальное оформление расчетов с поставщиками

В договоре между оптовым предприятием и поставщиком указывается форма и порядок расчетов. Это могут быть безналичные расчеты, бартер, расчеты наличными с учетом установленных ограничений.

Наиболее распространенными являются безналичные расчеты платежными поручениями. При этом платеж может осуществляться в соответствии с договором, накладной или счету-фактуре.

Счет-фактура — это документ, подтверждающий требование поставщика к оптового предприятия уплатить средства за поставленные товары или сделать предварительную оплату товары, подлежащие поставке. После получения счета-фактуры от поставщика бухгалтерия оптового предприятия выписывает предписания обслуживающему банку — платежное поручение, где указывает наименование и банковские реквизиты плательщика и получателя, назначение и сумму платежа. Платежное поручение передается в банк плательщика, который перечисляет средства на текущий счет получателя.

При бартере оптовое предприятие осуществляет расчеты с поставщиком в неденежной форме путем поставки материальных ценностей, выполнение работ, предоставления услуг. Для подтверждения зачета взаимной задолженности стороны составляют акт.

Расчеты наличными деньгами с одним поставщиком в течение дня могут проводиться в пределах 10 тыс. грн. Подтверждением произведенных расчетов является авансовый отчет с приложенными кассовыми чеками РРО или квитанциями к приходным кассовым ордерам.

Смотрите еще:

  • Квитанция на госпошлины за исковое заявление Квитанция на госпошлины за исковое заявление Принятие решения об обращении в суд Всегда можно договориться Правила написания искового заявления. В Москве 35 районных суда и более 300 мировых судей! […]
  • Распечатать закон о защите прав потребителей последняя редакция 2018 Закон о защите прав потребителей Российская Федерация О защите прав потребителей (с изменениями и дополнениями от 2 июня 1993 г., 9 января 1996 г., 17 декабря 1999 г., 30 декабря 2001 г., 22 августа, 2 ноября, 21 […]
  • 132-фз статья 14 Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ"Об основах туристской […]
  • Исковое заявление об алиментах на супругу в твердой денежной сумме Исковое заявление об алиментах на супругу в твердой денежной сумме Принятие решения об обращении в суд Всегда можно договориться Правила написания искового заявления. В Москве 35 районных суда и более […]
  • Гарантии избирательных прав и права на участие в референдуме граждан рф Внесены изменения в закон об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме Владимир Путин подписал Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об основных гарантиях […]
  • Новый уголовный кодекс 2014 Уголовный кодекс Российской Федерации Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 г. N 63-ФЗ (внесены правки от 27 мая, 25 июня 1998 г., 9 февраля, 15, 18 марта, 9 июля 1999 г., 9, 20 марта, 19 июня, 7 августа, 17 ноября, 29 […]