Документальное оформление отпуска материалов

7.3. Документальное оформление и учет отпуска материалов

Материалы отпускаются со склада на различные цели.

Условием контроля за расходованием материалов являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов на производство оформляют лимитно-заборными картами.

Если материалы со склада отпускаются не регулярно, эта операция оформляется одно или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов.

Отпуск материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. При провозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материалов можно использовать карточки учета материалов. В карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

Документальное оформление отпуска материалов

Важным элементом рациональной организации бухгалтерского учета материальных запасов в бюджетных учреждениях является своевременное и правильное оформление соответствующими первичными документами всех операций с над дходження, перемещения в пределах учреждения и расходования или реализации материальных ценностей. Первичные документы являются основой материального учета. Непосредственно на основании первичных документов осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсеів.

. Предварительный контроль выполняется до совершения хозяйственной операции: это контроль его законности и соответствия сметы, хозяйственным договорам, распорядительным документам, нормам расходования ценностей, установленным правила ам их приема и отпуска, выполнения расчетов, определения цены и т.д.. Осуществляется такой контроль во время оформления и подписания документов бухгалтером и руководителем учрежденийи.

. Текущий контроль выполняют в процессе осуществления операций путем сравнения фактических затрат с нормативами, выявление отклонений от норм расхода материалов и их причин, устранения влияния негативных явлений. Для этого с астосовують специальные бланки документов, в которых предусмотрено данные о нормах расходования и фактический отпуск цинностей.

. Последующий контроль осуществляют по данным учета об уже выполнены хозяйственные операции на основании оформленных первичных документов: при приеме документов в бухгалтерии, их утверждении руководителем, при проведении инве ентаризации, ревизии тощ.

Своевременно и правильно оформленные документы имеют юридическую силу, то есть они могут использоваться контролирующими и судебно-следственными органами как доказательство нарушения установленного порядка, нормативов, закон конодательством или даже злоупотребления (преступления). В то же время первичные документы могут быть использованы как доказательство непричастности ответственных должностных лиц к таким явлениям, их оправдание, юридического защиту в. Поэтому к своевременного и правильного оформления документов о движении материальных ценностей нужно относиться очень внимательно и требовательно. Особое значение приобретают эти требования в связи с принятием ряда зак онодавчих актов о закупках товаров, работ и услуг за государственные средства, которыми предусмотрено, что любое предприятие, которое осуществляет закупки полностью или частично за государственные средства, при определении п родавця (поставщика) и при заключении договора с ним должно исходить из положений о проведении тендеров на закупку и определение их победителей, с которыми потом и заключаются сделки поставки. Другой в ажливою особенностью организации закупок материальных ценностей для бюджетных учреждений является широкое использование централизованного снабжения, которое осуществляется учреждением высшего уровня через специализированные учреждения-закупщикники.

Материальные ценности поступают в бюджетные учреждения от поставщиков, установ-закупщиков, подотчетных лиц, закупили материалы за наличные, от списания непригодных основных средств и малоценных и и быстроизнашивающихся предметов, из собственного производства, от благотворительных учреждений, безвозмездно от других бюджетных учреждений, спонсоров, на специальные меры по поручению, как излишки, выявленные при инвентарь изации, как излишки материалов, оставшихся в распоряжении учреждения после окончания договорных научно-исследовательских работ и т.. Все эти операции оформляют соответствующими первичными документами: счета-ми- фактурами, товарно-транспортными накладными и т др.. Во всех этих документах обязательно указывают: от кого поступили материалы или продукты питания, их наименование, сорт, массу (количество), цену, сумму дату поступления на склад; должна быть подпись материально ответственного лица, принявшего ценности на ответственном храненииння.

Поступления в учреждения материальных ценностей от поставщиков оформляется следующим образом. На необходимое количество материальных ценностей бюджетное учреждение или учреждение-закупщик заключает договор с поста ачальником-победителем тендера, которым определяется срок поставки материалов, их наименования и качественные признаки, количество, порядок оформления документов и расчета, порядок вывоза (доставки), пра ва, обязанности и ответственность сторин.

Контроль за выполнением условий договора поставки осуществляет отдел материально-технического снабжения, а где его нет — заместитель руководителя по административно-хозяйственной работе. С этой целью ведут известно ости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых регистрируют в хронологическом порядке выполнения договорных условий каждым поставщиком и из каждого договора частности (дата получения материале в, их ассортимент, количество, цена — по договору и фактически). Бухгалтерия должна осуществлять контроль за организацией такого учета и полнотой оприходования ценностей, а отдел снабжения — по своеча сною и полной оплаты счетов поставщиковів.

Одновременно с отгрузкой продукции по договору поставщик выписывает и передает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, квитанцию ??к железной ичному накладной, налоговую накладную, платежное требование-поручение и т.д.. Все эти документы поступают в бухгалтерию покупателя, где проверяют правильность их оформления, после чего передают ответственному п рацивникови отдела снабжения. В отделе снабжения эти документы проверяют на соответствие условиям договора поставки и делается отметка о полном или частичном согласие на их оплату. Полученные документы регистрируют в»Журнале учета поступления грузов»(типовая межведомственная форма №. М-1), где указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер сопроводительного транспортного д. Документом, дату и номер счета-фактуры, вид груза, номер и дату приходного ордера (приемной накладной) или акта о приемке материалов. В примечаниях указывают дату оплаты счета или причину от языка от оплаты. Проверенные платежные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию для оплаты, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов на предприятии приятие. Одновременно экспедитору выдается доверенность на право получения материалов (тф №. М-2. №. М—2).

Экспедитор принимает на железнодорожной станции материалы по количеству (массе) согласно сопроводительных документов. При обнаружении признаков, вызывающих сомнения в сохранности груза (повреждение пломб, тары т.п.), он может потребовать от транспортной организации проверки груза. Если при этом обнаружена недостача груза или его повреждения, порчи во время перевозки, составляют в двух экземплярах»Акт п ро приемке материалов»(тф № 3-1), который является основанием для выдвижения претензии транспортной организации или поставщику. Для того, чтобы этот акт имел юридическую силу, при его оформлении должны быть прису тнимы представители транспортной организации и поставщика (или незаинтересованной стороны — местного органа государственной власти). Последние должны подписать акт. Такой же акт составляют при поступлении в орг анизации материалов без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставкиставки).

Для получения материалов со склада поставщика в другом городе и вывоза собственным транспортом экспедитору выдают наряд (распоряжение вышестоящей организации) и поручения

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад учреждения передает заведующему складом по количеству и качеству в соответствии где сопроводительных документов поставщика. Принятые на склад материалы оформляют»При ибутковим ордером»(тф №. М-4), который подписывают заведующий складом и экспедитор. Один экземпляр приходного ордера экспедитор добавляет к сопроводительных документе] поставщика и передает в бухгалтериюерії.

Если при приемке материалов на склад не выявлено различий между их фактическим наличием и документальной количество по данным поставщика (и все материалы поступили на один состав] они могут быть оприходованы без выписки дополнительных документов. Для этого заведующий складом делает соответствующую надпись в документах поставщика о том, что указанные в них ценности принято им на ответственное хранение в полном объемеі.

При перевозке материалов привлеченным автотранспортом поставщик выписывает»Товарно-транспортная накладная»(т м ф № 1-ТН) в четырех экземплярах, первый из которых является основанием для списания материалов в соотв юриста груза, второй — для оприходования материалов получателем, третий — для расчетов с автотранспортной организацией, четвертый — для учета выполненных транспортных работ (прилагается к дорожных ього листа грузового автомобиля). При отсутствии расхождений товарно-транспортная накладная используется получателем материалов как прибыльный документациимент.

Бесплатная передача материальных ценностей, закупленных путем централизованной поставки, с баланса учреждения-закупщика на баланс учреждения-заказчика осуществляется с выставлением авизо и первичных док документов, подтверждающих факт передачи материальных ценностей (товарно-транспортных накладных, расходных накладных, актов приема-передачи и т.д..

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, от ликвидации основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т др. оформляют»Накладной (требованием)»(тф № 3-3 3), которую выписывают в двух экземплярах: один — для передающей, а второй — для стороны (состава), получаетимує.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, на других предприятиях, на рынке, у населения за наличный. Документом при этом может быть товарный чек, накладная, акт, прилагаемых к аванса ового отчета подотчетного лица. Приобретенные материальные ценности необходимо обязательно передать на склад, а к авансовому отчету добавить второй экземпляр приходного ордера или накладной, выписанных заведуя м составом в подтверждение принятия материалов на ответственном храненииня.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (веса, объема, длины, подсчета). Если материалы поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то их учетной вуют одновременно в двух единицах измерения (например, в килограммах и литрах).

Выдача материалов со склада осуществляется по документам, утвержденным руководителем учреждения. С этой целью в бюджетных учреждениях используют следующие документы:

— накладная (требование) (тф №. З-С), применяется для оформления внутреннего перемещения материалов в учреждении ее можно использовать также для оприходования материалов собственного производства и т др.. Выписывается тф № 3-3, как правило, в одном экземплярернику;

— меню-требование на выдачу продуктов питания (тф №. С-4), составляется ежедневно на основании данных о количестве людей, которые питаются в столовой, и норм раскладки продуктов питания. Меню-требование с подпись сами лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию согласно графику документо-оборота, но не реже трех раз в месяц (т.е. ежедекадно)о);

— заборная карта (тф № 3-5) применяется как при систематическом ежедневном отпуске материалов и топлива, так и при периодическом через соответствующие промежутки времени в течение месяца. Эта карта выписывается на а каждого получателя на одно или несколько наименований материалов для потребностей конкретным прямому назначению в двух экземплярах. Один экземпляр заборной карты с подписями получателя за каждую выдачу м атериалив хранится на складе, а второй с подписями заведующего складом о выдаче материалов — у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается на 15 дней, при периодическом в — на месяц. В заборной карте указывают лимит выдачи материалов, исходя из установленных норм их расходования. Это позволяет оперативно контролировать состояние использования лимитов, предупреждать их необгрунто ване превышение. Материалы сверх предусмотренного в карточке лимит (вследствие превышения норм расхода) отпускаются только по письменному разрешению руководителя и оформляются накладной (требованию) — тф №. С-З. За. Бирна карта значительно упрощает технику документального оформления, отпуска материалов со склада и сокращает количество первичных документов, что облегчает их обработку и улучшает контроль за оформлениемформленням;

— акт обмера остатков произвольной формы используют в тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной или заборной картой невозможна. Тогда согласно акту обмера определяют остатки (например, угля в буртах или дров на складе), а расчетным путем — количество израсходованного топлива. При перерасходу топлива по сравнению с установленными нормами руководитель учреждения принимает меры по выявлению причин этого явления и намечает пути устранения выявленных недостатковв;

— путевой лист грузового автомобиля (тф № 2-ТН), учетная листок тракториста-машиниста, сменный рапорт используют для списания на расходы бензина, дизельного топлива, смазочных материалов, расх рачених на работу различных машин и механизмов (автомобилей, тракторов, стационарных и передвижных двигателей и т.д.). Расход топлива списываются по фактическим расходам, но не выше утвержденных норм на фак тический объем выполненных работ (отработанное времяас).

В установленные графиком документооборота дня (сроки) все документы по поступлению и отпуску материальных ценностей со склада передают в бухгалтерию учреждения согласно реестру приемки-сдачи документации нтив, составленным в двух экземплярах, один из которых за подписью бухгалтера возвращается заведующему складом. В отдельных случаях по решению руководства учреждения вместо реестра приема-сдачи документов с авидуючий составом может составлять отчет о движении материальных ценностей, после проверки и обработки может выполнять роль регистра аналитического учета (при ручных формах ведения бухгалтерского учета).

Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая

Документальное оформление отпуска материалов

Все приходные и расходные операции отражаются в

карточке учета материалов (ф.М-17)

Вывод: Документальное оформление поступления, перемещения и отпуска материалов на предприятии производится в соответствии с правилами документооборота, определенными в учетной политике предприятия с учетом требований действующего законодательства. Первичные документы, используемые для оформления движения материалов должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании. Соблюдение установленного в организации графика документооборота, правильное и четкое заполнение всех реквизитов первичных учетных документов, фиксирующих хозяйственные операции с материальными ценностями, обеспечивает достоверность учетных данных, сохранность материалов на местах их хранения и контроль за их расходованием. Ведение учета материалов на складах будет рассмотрен в третьем вопросе лекции.

Учет наличия и движения материалов на складах. Отчетность материально-ответственных лиц.

Одной из задач бухгалтерского учета материалов является обеспечение сохранности материалов в местах их хранения (на складах, кладовых) и контроль за их расходованием в процессе производства продукции (работ, услуг).

Для хранения МПЗ в организациях создаются:

а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела снабжения и сбыта);

б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Материальные ценности, хранящиеся на складах, размещаются в определенном порядке и последовательности в штабелях, на стеллажах, полках, шкафах и специально приспособленных площадках для материалов открытого хранения. Склады должны быть оснащены мерной тарой, весоизмерительными устройствами, подъемно-транспортными средствами для перемещения грузов.

В зависимости от характера МПЗ, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.д., разрабатываемые организацией в разрезе их наименований и (или) однородных групп (см. ПБУ 5/01 п. 3).

Номенклатурный номер представляет собой числовой код, проставляемый в дальнейшем во всех первичных учетных документах, которыми оформляется движение материалов.

Как правило, номенклатурный номер состоит из 7-ми, 8-ми значных кодов:

первые два знака — синтетический счет:

один или два последующих — группу (вид) материально-производственных ценностей;

остальные — различные признаки, дающие дополнительную характеристику материалов.

В местах хранения каждого вида материалов прикрепляется складской ярлык, на котором указываются наименование материала, номенклатурный номер, установленные нормы запаса, единица измерения и учетная цена.

Приемка, хранение и отпуск материалов на складах возлагается на заведующих складами, кладовщиков и других лиц, несущих полную материальную ответственность за сохранность вверенных материалов. Для этого с каждым из них должен быть заключен договор о материальной ответственности, который заключается в письменной форме.

Прием на работу и увольнение завскладом (кладовщика) и других материально-ответственных лиц осуществляется по согласованию с гл. бухгалтером.

Складской учет ведется материально-ответственным лицом в карточках складского учета (ф. № М-17), которые открываются службой снабжения организации на календарный год и выдаются на склад под расписку в специальном реестре карточек.

Вместо карточек М-17 допускается ведение учета в книгах складского учета с открытием лицевых счетов на каждый номенклатурный номер.

Книги регистрируются, пронумеровываются и прошнуровываются. Количество листов в книге заверяется подписью Главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Правильная и рациональная организация учета материальных ценностей обеспечивается четкой системой документооборота и строгим порядком оформления операций по движению материалов. Поэтому все записи в карточках учета материалов (ф. № М-17) по приходу и расходу материалов производятся на основании первичных документов. После каждой записи выводится остаток материалов. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы орга­низации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные орга­низацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кла­довых) в присутствии заведующего складом (кла­довщика) проверку своевременности и правиль­ности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) опера­ций в карточках складского учета, а также полно­ты и своевременности сдачи исполненных доку­ментов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдо­вого метода учета материалов работник бухгал­терской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность вы­ведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подпи­сью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет ма­териалов ведется с использованием оборотных ве­домостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской служ­бы со складскими карточками.

В сроки, установленные в организации графиком документооборота, заве­дующие складами обязаны сда­вать, а работники бухгалтерии (или вычислительного центра) — принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответст­вующий период. На основании первичных документов бухгалтерия отражает движение материалов.

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет, с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях — только количественный учет. В карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Если склады под­разделений расположены от бухгалтерии на отда­ленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться не­посредственно в бухгалтерии (ВЦ). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки передаются в соответствующие подразделения организа­ции с реестром сдачи документов, в котором ука­зываются номера и наименования сдаваемых документов.

При небольшой номенклатуре материа­лов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах организа­ции и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты ф. МХ-20 (в строительстве ф. М-19).

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточ­ках складского учета: остаток материалов на на­чало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться не­сколько граф, в том числе для отражения сведе­ний о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделении организации и т. д.), отпуск (производственным подразделени­ям, обслуживающим производствам и хозяйст­вам, для продажи и т. д.) и (или) для каких целей.

В материальных отчетах указывается количество и сумма (по приходу, расходу и остаткам) матери­альных ценностей. Сумма заполняется (таксиров­ка) бухгалтерией или заведующим складом.

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгал­терскую службу организации в установленные в организации сроки.

Вывод по вопросу: Для хранения МПЗ в организациях создаются соответствующие склады. Прием, хранение, отпуск и учет МПЗ по каждому складу возлагаются на соответсвующие должностные лица:

и другие, которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску.

С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Прием на работу и увольнение материально-ответственных лиц осуществляется по согласованию с главным бухгалтером организации.

Документальное оформление и учет поступления и отпуска материалов на складах

Основными нормативными документами, регламентирующими порядок учета материалов являются Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов»(ПБУ 5/01), утв. приказом Министерства финансов РФ от 09.06.2001 № 44н (с учетом последующих изменений и дополнений) и Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утв. приказом Министерства финансов РФ от 28.12.2001 № 119н (с учетом последующих изменений и дополнений).

Количественный учет движения материалов на складах осуществляется заведующими складами, кладовщиками и др., являющимися материально ответственными лицами. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации. С указанными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту.

Формы первичных документов для оформления операций с материалами и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а.

Учет материалов, находящихся на хранении на складах (в кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам (сортовой учет). Карточка складского учета (типовая форма № М-17) является регистром аналитического учета материалов. Карточки складского учета открываются в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер на календарный год. В карточках указываются номер склада, полное наименование материалов, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставятся номер карточки и виза работника бухгалтерской службы. Карточки передаются работнику склада под расписку в реестре как бланки строгой отчетности. В складской картотеке карточки размещаются в порядке номенклатурных номеров.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.). Затем на основании первичных документов о поступлении и отпуске материалов (приходных ордеров, накладных, товарно-транспортных накладных и других документов) в карточках указываются дата совершения операции, наименование и номер документа, от кого получены, кому отпущены материалы и их количество.

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Госкомстатом предусмотрены следующие формы документов по учету поступления материалов:

№ М-4 — Приходный ордер;

№ М-7 — Акт о приемке материалов;

№ М-35 – Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

Доверенности на получение материалов (формы № М-2 и № М-2а) выдаются уполномоченному лицу организации для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Работник, получивший доверенность, должен расписаться в ее корешке (форма № М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (форма № М-2а). Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее выдачи и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Приходный ордер (форма № М-4) составляется при приемке материалов на складе организации в случае отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными об ассортименте, количестве и качестве полученных от поставщика материалов.

Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная) штампа, в оттиске которого, содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между накладной и фактическими данными).

Акт о приемке материалов (форма № М-7) составляется в случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика.

Акт о приемке материалов по форме № М-7 оформляет приемочная комиссия в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Акт утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом.

После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материалов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. В случае составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма № М-4) не оформляется.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации.

Акт составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.

Госкомстатом предусмотрены следующие формы документов по учету отпуска материалов со склада:

№ М-8 — Лимитно-заборная карта;

№ М-15 — накладная на отпуск материалов на сторону;

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) составляется при отпуске материалов со склада организации в случае, если материалы систематически потребляются для изготовления продукции, разработаны нормы их расхода и рассчитана потребность в материалах, исходя из плана производства продукции (лимит отпуска материалов). Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями по решению руководителя организации.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала.

Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

При небольших объемах отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписываться на квартал. Лимитно-заборные карты используются для контроля за соблюдением лимитов.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита».

Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на это уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм).

При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

Требование-накладная (форма № М-11) – составляется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей (складом, цехом и т.п.), а второй — основанием для их оприходования принимающей стороной.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) составляется для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов

Дата добавления: 2016-11-02 ; просмотров: 429 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Помощь: Отпуск и списание материалов: документальное оформление

ОТПУСК И СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ: ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

С 1 января 2008 г. вступает в силу Инструкция о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденная постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114 (далее — Инструкция № 114), которая является основным общеотраслевым документом по учету материалов. Инструкция № 114 устанавливает порядок бухгалтерского учета сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной оснастки и специальной одежды (далее — материалы) организаций.

Обращаем внимание, что Инструкцией № 114 предписано применять в работе типовые формы документов, наименования и буквенно-цифровые коды которых в большинстве случаев такие же, как у форм, утвержденных постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 (далее — постановление № 241), например:

журнал учета поступающих грузов (форма М-1);

приходный ордер (форма М-4);

акт о приемке материалов (форма М-7);

лимитно-заборная карта (форма М-8).

Вместе с тем некоторые формы имеют несколько иное обозначение. Так, в п.20 Инструкции № 114 упоминается накладная на внутреннее перемещение материалов (форма М-13), а в п.58 — требование-накладная (форма М-11) и накладная (форма М-15), тогда как постановлением № 241 утверждены:

накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма М-11);

реестр приемки-сдачи документов (форма М-13);

акт о приемке оборудования (форма М-15).

В п.91 Инструкции № 114 карточка складского учета материалов обозначена кодом М-17, тогда как одноименный бланк с этим кодом, утвержденный приказом ЦСУ СССР от 14.12.1972 № 816, был отменен постановлением № 241. Одновременно постановлением № 241 утверждена карточка складского учета материалов (форма М-12), а под шифром М-17 значится акт о выявленных дефектах оборудования.

Таким образом, в отдельных случаях нет полной ясности, какие формы документов имеются в виду в Инструкции № 114, так как ни этой Инструкцией, ни каким-либо иным документом Минфина названные формы документов не утверждались.

В таких условиях организациям рекомендуется придерживаться в работе типовых форм, утвержденных постановлением № 241, или использовать специализированные формы, утвержденные отраслевыми министерствами. Можно также разработать на основе типовых форм свои собственные первичные учетные документы, но при этом следует соблюдать требования ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности», с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 29.12.2006 № 188-З (далее — Закон).

Обязательные реквизиты первичного учетного документа

Согласно ст.9 Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Минфином РБ (для Нацбанка РБ, банков — Нацбанком РБ), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров РБ, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

При отсутствии какого-либо из перечисленных обязательных реквизитов контролирующие органы могут признать составленный документ не отвечающим требованиям, предъявляемым к первичному учетному документу, и исключить указанные в этих документах суммы из состава затрат, учитываемых при налогообложении.

Стоит также отметить, что не все типовые и специализированные формы, утвержденные Минфином и иными республиканскими органами государственного управления, содержат полный перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Несмотря на это, на основании ст.9 Закона принятие к учету таких документов контролирующие органы запретить не вправе. Вместе с тем во избежание возможных недоразумений с проверяющими рекомендуется обращать внимание на присутствие в этих формах полного комплекта обязательных реквизитов первичного учетного документа. Если какой-либо обязательный реквизит в документе отсутствует, его целесообразно указать.

Уместно также напомнить, что в зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных ст.9 Закона разрешает в первичные учетные документы включать дополнительные реквизиты.

Виды учетных цен на материалы

Пункт 40 Инструкции № 114 разрешает в аналитическом бухгалтерском учете и местах хранения материалов применять учетные цены.

В качестве учетных цен на материалы применяются:

— покупные цены. В этом случае другие расходы, входящие в фактическую себестоимость материалов, учитываются отдельно в составе транспортно-заготовительных расходов (далее — ТЗР);

— фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года). В этом случае отклонения между фактической себестоимостью материалов текущего месяца и их учетной ценой учитываются в составе ТЗР;

— планово-расчетные цены. В этом случае отклонения покупных цен от планово-расчетных учитываются в составе ТЗР. Планово-расчетные цены разрабатываются и утверждаются организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов. Они предназначены для использования внутри организации;

— средняя цена группы. В этом случае разница между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы учитывается в составе ТЗР. Средняя цена группы является разновидностью планово-расчетной цены. Она устанавливается в тех случаях, когда производится укрупнение номенклатурных номеров материалов путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах. При этом на складе такие материалы учитываются на одной карточке складского учета.

Обращаем внимание, что отклонения планово-расчетных цен и средних цен от рыночных не должны превышать 10%. При существенных отклонениях они подлежат пересмотру.

Документальное оформление отпуска материалов со складов

Прежде всего следует отметить, что согласно п.54 Инструкции № 114 отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации. Кроме того, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации (ст.9 Закона).

Согласованные с главным бухгалтером списки работников, которым предоставлено право получать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть доведены лицам, осуществляющим отпуск материалов со складов (кладовых).

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов (кладовых) в подразделения организации (на участки, в бригады, на рабочие места) указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат (п.55 Инструкции № 114).

В случае отпуска материалов своим подразделениям без указания назначения отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения.

Одним из видов первичных учетных документов по отпуску материалов со склада в подразделения организации является лимитно-заборная карта (форма М-8). Она предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.

В соответствии с п.58 Инструкции № 114 лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженческие или плановые функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц. При небольших объемах отпуска материалов они могут выписываться на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

Первый экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца (квартала) ее действия передается подразделению — получателю материалов, второй экземпляр — соответствующему складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или плановые функции, для контроля.

Лицо, осуществляющее отпуск материалов, отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика).

Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материала со склада. По лимитно-заборной карте может производиться также возврат неиспользованных материалов на склад.

В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

Ниже приведен пример оформления лимитно-заборной карты. Чтобы документ удовлетворял требованиям, предъявляемым ст.9 Закона к первичному учетному документу, в нем дополнительно указаны: дата и место составления лимитно-заборной карты; должности лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность оформления документа, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Смотрите еще:

  • Временный запрет на выезд из рф Как отменяется временное ограничение (запрет) на выезд должников за границу? Юридический Яндекс Дзен! Там наши особенные юридические материалы в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас. Временное […]
  • Фундаментальное нарушение норм материального права Статья 391.11 ГПК РФ. Пересмотр судебных постановлений в порядке надзора по представлению Председателя Верховного Суда Российской Федерации или заместителя Председателя Верховного Суда Российской Федерации Новая […]
  • Договор купли продажи аварийного автомобиля образец Договор-купли продажи битого автомобиля Как правильно продавать и оформлять договор купли-продажи битого а-м? Что должно быть прописано в договоре? Ответы юристов (2) Как правильно продавать и оформлять договор […]
  • Как найти сумму без ндс если известен ндс Формулы расчета процентов. Формулы расчета НДС. Расчет суммы НДС, сумма с НДС, сумма без НДС, выделение НДС. Формулы расчета НДС. Расчет суммы НДС, сумма с НДС, сумма без НДС. Скачайте удобный калькулятор — любые […]
  • Единовременная выплата из регионального материнского капитала Материнский капитал в Краснодарском крае В большинстве регионов России для помощи многодетным семьям была введена программа регионального материнского капитала, являющаяся своеобразным дополнением к госпрограмме, […]
  • Гараж в кооперативе надежда Гараж в кооперативе надежда Объявление от: Частного лица Тип недвижимости: Гараж Тип гаража: Металлический Общая площадь: 20 м² Комфорт: Яма, Охрана Коммуникации: Вывоз отходов, Электричество Инфраструктура […]